Secrétaire de Direction en Alternance H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif MISSION PRINCIPALE

Sous la tutelle de l'Assistante de Direction de la Direction de la Recherche et de l'Innovation (DRI), l'assistante de direction en alternance, assure la gestion du courrier et des agendas en fonction des contraintes et des modalités organisationnelles de la DRI. Elle assure en binôme la tenue des dossiers de l'équipe de Direction (constitution, consolidation, classement).
Elle contribue à la réalisation de notes de service, comptes-rendus, relevés de conclusion, et de synthèse de la DRI et de ses instances. Elle participe à l'établissement des calendriers annuels et organiser les différentes réunions institutionnelles (CORS², Rencontres Internes, Comité Recherche et Innovation, Bureau DRI, Comité Médico-scientifique)

Profil recherché :
TâcheS PRINCIPALES

Assistanat de direction et gestion administrative :
Ø Assurer le traitement du courrier papier et mail et la gestion des agendas de la direction (Directrice et Directrice adjointe).
Élaborer les calendriers annuels et organiser les principales réunions institutionnelles : CORS², Comité Recherche et Innovation, Rencontres Internes, Bureau DRI, Comité Médico-Scientifique, etc.
Veille sur les délais, échéances, dates butoirs de réponse, dépôt de dossiers, etc
Identifier les échéances et alerter la direction pour assurer une planification fluide et anticipée.

Accueil et relationnel :
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la DRI.
Fournir un premier niveau d'information et orienter les interlocuteurs vers les bons référents.
Assurer le suivi des demandes et la qualité du lien avec les partenaires internes et externes.

Suivi documentaire et gestion des dossiers :
Tenir à jour les dossiers administratifs de la direction.
Réaliser la constitution, la consolidation, le classement et l'archivage des documents.
Effectuer des recherches documentaires sur les supports institutionnels fiables (Ministère, CNCR, établissements partenaires...).

Rédaction et production de contenus :
Rédiger des notes de service, de synthèse, des comptes rendus ou relevés de décisions.
Concevoir des supports variés (textes, tableaux, présentations) selon les besoins de la direction.
Traitement et mise en forme de documents (courriers, rapports, etc.).

Organisation d'événements :
Participer à l'organisation logistique des événements portés par la DRI (assemblées générales, visites institutionnelles, comités, etc.).
Programmer et préparer les réunions de la DRI (Préparation de l'ordre du jour, gestion des salles de réunion, et matériel)