Coordinatrice Administrative - Lieusaint H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction Aménagement et Cadre de Vie recherche un.e Coordinateur.trice administratif.tive

Service : Centre Technique Municipal

Catégorie statutaire : C+ ou B

* Missions :
* Assurer la gestion administrative des courriers, des arrêtés, des réunions, des plannings, des demandes de
travaux
* Participer au suivi financier et administratif des marchés, conventions, contrats
* Participer à l'élaboration du budget et en assurer le suivi
* Assurer la gestion administrative du parc automobile
* Coordonner l'ensemble des besoins administratifs de la direction et assurer l'encadrement des agents rattachés
* Apporter un soutien organisationnel et logistique aux cadres de la direction
* Assure la veille juridique de la direction
* Concevoir et mettre en ½uvre des outils communs d'organisation administrative de la direction
* Assurer la gestion des dossiers délégués
* Développer des organisations transverses et des logiques de coopération interservices
* Gestion des EPI (commandes, gestions des fiches individuelles agents)

* Activités :
* Encadrement du personnel administratif rattaché, organisation et suivi de son travail
* Accompagnement des cadres de la direction dans leur gestion des contraintes RH de leurs agents
* Gestion RH des heures supplémentaires
* Suivi des outils administratifs existants dans le respect des procédures internes
* Suivi de l'ensemble des demandes des usagers en lien avec les services concernés pour assurer les réponses nécessaires
* Elaboration du budget en partenariat avec les techniciens et la direction
* Exécution du budget : bons de commandes, validation des factures, établissement du tableau annuel d'exécution et mise à jour au fil de l'année
* Suivi des demandes de travaux

* Compétences et qualités requises :
* Connaissance de la M57
* Connaissances en marchés publics
* Connaissances des collectivités territoriales (rôles et missions) et maîtrise du fonctionnement de la commune
* Maîtrise des techniques de secrétariat t des outils bureautiques
* Capacités à hiérarchiser et gérer les priorités
* Capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions
* Capacité à réactualiser ses connaissances
* Rigueur, efficacité personnelle
* Esprit d'analyse
* Organisation, méthode et autonomie
* Aisance rédactionnelle
* Qualités relationnelles, d'écoute, diplomatie
* Sens du travail en équipe
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
* Disponibilité

* Spécificités et contraintes particulières :
* Relation avec les partenaires institutionnels, les entreprises, les fournisseurs
* Relation étroite avec les services Ressources humaines, finances, communication