Secrétaire Général - Communauté de Communes du Pays du Neubourg H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du DGS, vous :
- Apportez une aide permanente à la direction générale des services, à la responsable des affaires juridiques en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information d'accueil, de classement et de suivi des dossiers,
- Gérez Les assemblées
- Assurez la continuité du fonctionnement du secrétariat général, et en particulier, de l'accueil général et de la tenue du standard
- Assurez le secrétariat et le suivi des dossiers de la vice-présidente chargée du soutien à la vie locale

Activités principales
Direction générale :
- Gestion agenda, organisation RDV, déplacements, Organisation de la DG
- Assistance dossiers compétence Sports culture Tourisme suivi par DG : Promo prestige, 34 en scène, etc.
- Réalisation et mise en forme de documents bureautiques
- Secrétariat affaires juridiques/marchés publiques/assurances

Gestion des assemblées communautaires :
- Conseil communautaire, bureau : convocations, ordre du jour, réception et contrôle et envoi des projets de délibérations, organisation matérielle, traitement post conseil : délibérations, envoi contrôle de légalité et diffusion dans les services,
- Comité exécutif, tenue et contrôle de l'agenda communautaire
Soutien vie locale
Mise en ½uvre et suivi des dossiers relevant de cette compétence,
- Fourrière animale, résidence d'artiste, fête des voisins, aide au fleurissement des communes, etc.
- Secrétariat de la commission et Comptes rendus
- Elaboration et suivi du budget
Service Courrier
- Affectation et diffusion du courrier entrant
- Réception des parapheurs président et DG
- Marchés publics : assistance matérielle, gestion des plis, envois des dossiers.

Activités secondaires,
- Remplacement de la chargée d'accueil : accueil du public et tenue du standard

Compétences professionnelles et techniques
?Savoirs
Notions affirmées d'organisation et de gestion de temps
Organisation et fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l'expression orale et écrite de qualité, règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Techniques de secrétariat, logiciels de bureautique, fonctionnement de l'internet
Circuits et procédures administratives, notamment en ce qui concerne les actes : délibérations, décisions, arrêtés, etc.
Contexte et enjeux de la collectivité : relations avec les communes membres, l'Etat, la région, le département, et les autres structures publiques : autres communautés, syndicats, etc.
Notions de comptabilité analytique
Standard téléphonique, annuaire internet, base de données élus
Fonctionnement et rôle des autres collectivités
Principes rédactionnels du compte rendu

?Savoir-faire
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la DG, éventuellement du président, ou d'autres élus
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements de la DG
Etablir une relation de confiance avec la DG
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la DG, la responsable des affaires juridiques
Respecter les délais de transmission de documents avant et après la réunion
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Qualités relationnelles
?Savoir-être
Capacité d'autonomie dans l'organisation du travail
Capacité à gérer les moments de « surchauffe »
Amabilité,
Relations courtoises avec l'ensemble des services de sa collectivité, ainsi que les élus communautaires
Présentation conforme à l'image de la collectivité, garante de l'image de la DG et du Président