Charge d'Accueil Polyvalent - Commune de la Ciotat H/F - Fonction publique Territoriale

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.

Activités du poste :

Traitement des dossiers et saisie de documents
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques

Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
- Exécuter et suivre l'ensemble des procédures et des décisions administratives dont les aspects juridiques sont prégnant.
- Suivre les DOC /DAACT aux services concernés
- Répondre aux notaires
- Transmettre les demandes d'assainissement et alignement aux services concernés.
- Gérer l'agenda du CAUE 13

- Maîtriser les techniques de secrétariat, d'accueil et de communication
- Gestion des relations interpersonnelles (diplomatie, gestion des conflits)
- Aisance informatique
- Confidentialité et discrétion

FORMATION(S) REQUISE(S)
- Progiciel de gestion (Word, Excel)
- Principes et gestion d'un secrétariat
- Culture territoriale