ou un Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission

Affecté·e au département d'enseignement et de recherche de biologie, le ou la gestionnaire exerce ses missions sous l'autorité hiérarchique de la responsable de l'entité. Il ou elle assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, technique et logistique au sein de la structure, dans le respect des procédures, des règles et des techniques en vigueur.

Activités principales
- Assurer le suivi administratif des élèves normaliens : saisie et mise à jour des notes, gestion et suivi des dossiers administratifs.
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes (personnels et, le cas échéant, apprenants) et externes (usagers)
- Contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Diffuser de l'information en interne et en externe (internet, intranet)
- Participer aux activités transverses du service, du département d'enseignement et de recherche ou des laboratoires ou, plus généralement, de l'ENS Paris-Saclay
- Elaborer et rédiger des documents administratifs

Spécificités du poste

Les missions liées à ce poste nécessitent une présence sur site, il n'est donc pas compatible avec le télétravail.

Le/la gestionnaire contribue à la continuité de service au sein des départements d'enseignement et de recherche (DER). Ainsi, en cas d'absence d'un.e collègue dans un autre DER, l'agent.e peut être amené.e à intervenir dans ce département en complément de sa mission principale.

Connaissances
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en oeuvre une démarche qualité

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Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel

Diplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle si souhaitable
- Diplôme : baccalauréat
- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative