Secretaire au Secretariat General - Mairie de Henin-Beaumont H/F - Fonction publique Territoriale

Accueil physique pour les permanences, rendez-vous ou réunions
Suivi des courriers
Suivi des RDV des élus (fiche, intervention auprès des services pour le traitement des demandes, rappel d'intervention)
Assure la transmission des parapheurs au sein du Secrétariat Général et entre le Secrétariat Général et les services
Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique (courriers, notes, rapport, tableaux de bord...)
Réception, traitement et diffusion de l'information
Organisation et planification de réunions (croisement des agendas)
Appels pour le planning des élus, en collaboration avec le responsable du Secrétariat Général et le service manifestations
Classement et archivage des documents

Apporte une aide permanente aux élus et aux membres du Secrétariat Général en termes de gestion administrative, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers

SAVOIR-FAIRE
Comprendre une demande
Maîtriser Internet, les logiciels Word, Excel
S'exprimer correctement par écrit et oralement
Rendre compte de son activité
Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les personnes
Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Photocopier et assembler des documents
Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes et rapports
Réaliser des documents de type tableau de bord
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Classer et archiver des documents de manière simple et accessible
Organiser les réunions en fonction des priorités des Elus et du Secrétariat Général
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements des Elus, s'assurer du remplacement des Elus à des réunions ou des événements
Réaliser des réunions de suivi des activités des élus, en lien avec leurs délégations
Participer aux COMEX, CODIR et différentes réunions et en réaliser des comptes-rendus
Assurer le suivi des fiches bleues
Suivre les dossiers logements reçus au Secrétariat Général
Respecter les délais de transmission de documents