Assistant de Direction H/F - One RH

A propos de One RH :

One RH est une société de conseil en ressources humaines.

Basée à Vendenheim, notre équipe de Consultants RH assure le conseil opérationnel autour des problématiques RH et recrutement pour nos clients start up, TPE - PME - filiale de grand groupe internationaux, ESS, en région Grand Est. Nous intervenons majoritairement en mode conseil ou RPO RH (RRH-Recruteur en temps partagé, management de transition) selon le besoin.

Chez One RH, la qualité est de mise sur toutes les étapes du processus de recrutement.

A commencer par le nombre de poste en lui même. Nous gérons que quelques postes en quasi exclusivité, afin de pouvoir créer une relation de confiance avec tout nos candidats, être disponible et à l'écoute des besoins et envies de chacun.

Chez One RH, pas de commerciaux, ce sont nos RH de métier qui assurent les recrutements avec des spécialisation sectorielle : IT, marketing/ Digital, Business, Supports permettant une expérience RH complète avec nos candidats (positionnement professionnel, conseil, coaching recrutement). Bref, un RH (sympa !) rien que vous pour vous tout au long de votre parcours de recrutement !Un rôle clé au coeur du service

Rejoignez une entreprise locale à dimension internationale engagée depuis plus de 100 ans dans la fourniture mondiale de solutions temporaires et permanentes en matière d'espace. Leurs structures et bâtiments sont utilisés à des fins commerciales, publiques, événementielles, ainsi que pour des applications militaires et humanitaires.

En tant qu'assistant.e de direction, vous assistez la Direction et les responsables, afin d'optimiser la gestion de leur activité (communication, préparation de réunions, accueil...). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Vous prenez en charge le suivi complet de dossiers (suivi de dossiers ou de projets, gestion administrative...) ou d'événements spécifiques.

Vos principales missions

Assistanat de direction
- Accueillir une clientèle ;
- Filtrer des appels téléphoniques ;
- Traiter l'information ;
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe ;
- Préparer et mettre en forme les courriers ou documents pour les Directions demandeuses ;
- Organiser des déplacements professionnels en prenant en charge toute l'organisation matérielle ;
- Préparer et organiser des réunions ;
- Saisir des documents numériques ;
- Réaliser la gestion administrative du courrier ;
- Organiser le planning des Directions demandeuses ;
- Gérer l'archivage des Directions demandeuses.

Dossiers ou projets divers en fonction des demandes des Directions
- Préparer et gérer des dossiers spécifiques après avoir reçu les indications nécessaires ;
- Gérer et rédiger l'ensemble des tâches administratives et de reporting confiées par la Direction.

Récurrent de la Direction Technique
- Etablir les contrats de sous-traitance ;
- Suivre la facturation sur le département « Travaux » en lien avec les conducteurs de travaux internes et externes, ainsi que les prestataires, fournisseurs éventuels ;
- Assurer le suivi administratif des AO et projets chantiers (DC4, DOE) ;
- Assurer le suivi des dossiers de qualifications (Qualibat, PQT).

Récurrent de la Direction Commerciale
- Suivre les NPS ;
- Suivre les PAQ ;
- Répondre à et suivre toutes les demandes des contacts entrants ;
- Concaténer, suivre, préparer les tableaux de présentation des statistiques commerciales.

Ce que nous recherchons
- Expérience : au moins 5 années sur un poste similaire, idéalement en milieu industriel.
- Compétences : maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), maîtrise des normes rédactionnelles, savoir collecter / analyser /synthétiser et transmettre des informations pertinentes aux managers, savoir rendre compte de l'avancement des dossiers et des difficultés rencontrées, comprendre et savoir appliquer une réglementation, flexibilité et gestion des priorités, maîtrise de l'anglais (idéalement de l'allemand).
- Qualités humaines : polyvalence, organisation et rigueur, sens de l'initiative, discrétion professionnelle et sens de la confidentialité, respect des délais, diplomatie, excellentes compétences relationnelles, aptitudes relationnelles et communicationnelles, souplesse et fermeté, capacité à travailler en autonomie / transversalité pour différents directeurs / en équipe.