Assistant Administratif de Projets H/F - Erasmus France

L Agence Erasmus+ France / Education Formation assure, pour la France, la promotion et la gestion du programme de l Union européenne Erasmus + et de ses dispositifs sur les volets éducation et formation.
L'Agence Erasmus + France est un Groupement d'intérêt public (GIP) placé sous la tutelle du ministère de l'Education nationale, de la Jeunesse et des Sports, du ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation et du ministère du Travail, de l Emploi et de l Insertion.En appui sur l'organisation administrative, logistique, financière et gestion de projets, l'assistant administratif ou l'assistante administrative aura la charge de :
- Participer à des projets/événements mis en oeuvre par la direction et le cabinet et en assurer le suivi opérationnel au niveau des directions (exemples : conférence annuelle, séminaire agence et inter-agences). Il/ Elle participera activement à la mise en oeuvre du projet d'établissement en étroite collaboration avec la directrice adjointe.
- Gérer et organiser les assemblées générales et réunions, ainsi que les événements ponctuels (petits-déjeuners, cercle.)
- Gérer et veiller au bon déroulement des déplacements de la directrice de cabinet et des conseillers techniques.
- Mettre en place des tableaux de bords, et assurer le suivi administratif et budgétaire des dossiers en cours (contrats de services, préparation et traitement des demandes d'achats...).
- Participer au suivi organisationnel (gestion du Flex office) des stagiaires du cabinet et de la direction en lien avec le service des ressources humaines

Votre savoir faire :
Piloter et organiser des événements dans leurs dimensions administratives, matérielles, logistiques et financières
Qualités rédactionnelles indispensables : lettre de motivation exigée
Maîtriser les Technologies de l'Information et de la Communication (TIC), notamment les outils Microsoft Office, PowerPoint, Teams.
Utiliser des applications et outils de gestion administrative et financières de l'Agence (commandes, ordre de mission)
Appliquer les règles et procédures selon les modes opératoires définis
Maîtriser la communication à l'écrit et à l'oral et notamment savoir adapter sa communication à différents interlocuteurs externes
Savoir planifier et organiser des réunions et événements

Experience : 36 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Utiliser les outils numériques, Mise en oeuvre des projets/événements,Gérer et organiser les assemblées générales

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.