Secrétaire de Direction H/F - APF

. Gestion administrative et commerciale de l'ESAT
- Accueil physique et téléphonique.
- Rédaction, mise en forme, diffusion de courriers, comptes rendus, supports de communication.
- Gestion du courrier (arrivée/départ), classement, archivage.
- Préparation et suivi des devis, commandes, factures
- Relance des clients, suivi des règlements, gestion de tableaux de bord commerciaux et tableau de suivi.
- Organisation logistique des événements (salons, rencontres, visites...).
. Gestion administrative et RH des usagers TH
- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs (contrats, autorisations, suivis divers).
- Suivi des présences et absences (badgeuse, justificatifs, gestion des absences de santé et congés).
- Vérification des éléments variables de paie (EVP), transmission mensuelle au pôle RH.
- Gestion de la formation : recueil des besoins, planification, logistique, suivi administratif.
- Gestion des visites médicales des usagers.
- Suivi administratif des admissions et des stages.
- Transmission des bulletins de paie aux représentants légaux/mandataires.
. Soutien au fonctionnement institutionnel
- Tenue à jour de l'agenda de la direction, coordination des rendez-vous et réunions.
- Participation aux réunions de direction, comités de pilotage, groupes de travail
- Interface avec les familles, partenaires institutionnels et organismes (MDPH, CAF.).
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. Compétences et profil attendu
- Formation : Bac +2 en secrétariat de direction, gestion ou ressources humaines.
- Expérience : Expérience confirmée dans des fonctions similaires, idéalement en milieu médico-social. Expérience en ESAT serait un plus.
- Compétences clés :
o Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Excel, Word, outils collaboratifs, SIRH.).
o Connaissance des bases du droit du travail et de la législation des travailleurs en ESAT.
o Capacité d'organisation, autonomie, rigueur.
o Excellent relationnel, sens de la discrétion, esprit d'équipe.
o Aptitude à gérer des flux d'information multiples et à hiérarchiser les priorités.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour adultes handicapés et autre hébergement médicalisé

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.