Chargé d'Accueil et d'Évènementiel H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :
La Direction Vie Étudiante (DVE) met en oeuvre et coordonne les actions vie étudiante de site dans les domaines de l'accueil, de l'intégration et de l'accompagnement des étudiants, de l'accès aux droits et de la lutte contre la précarité, les discriminations et le harcèlement, du soutien et de l'accompagnement des initiatives étudiantes, de la gestion et de l'animation des lieux de vie étudiante et du développement de nouveaux services. La DVE travaille en transversalité avec les directions / services de l'UGA et en appui des composantes d'enseignement, elle assure également la coordination de nombreux partenariats avec les acteurs de la vie étudiante, le CROUS Grenoble Alpes, les collectivités territoriales, les institutions publiques, les partenaires et organismes socio-économiques, associations étudiantes.

Missions principales :
Sous l'autorité du responsable « iCampus » au sein de la direction de la vie étudiante, vous aurez pour missions principales :
- Apporter un support à la coordination de l'accueil mutualisé au sein de la Maison Universitaire des Services aux Étudiants (MUSE)
- Mettre en oeuvre des opérations événementielles d'accueil, d'information, d'accompagnement des usagers du site et plus particulièrement des étudiants primo-arrivants dans tous les aspects de leur vie étudiante, de l'amont de leur arrivée à l'Université jusqu'à la fin de leur cursus

Activités :
Au sein de l'accueil mutualisé de MUSE et en appui de la chargée d'accueil et d'accompagnement :
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les usagers dans tous les champs de la vie étudiante, notamment les publics internationaux et dans leurs démarches d'installation
- Coordonner les prestations, assurer le suivi des demandes en lien avec les accueils du site, et traiter le premier niveau des services vie étudiante (initiatives, précarité, discriminations)
- Assurer le lien quotidien avec le CROUS, les services aux étudiants, les accueils institutionnels et de composantes
- Appuyer la coordination des équipes d'emplois étudiants et vacataires au sein de MUSE
- Participer à la création des supports d'information (papier, web, base de données) et assurer une veille réglementaire sur les thématiques de la vie étudiante

En période de rentrée universitaire ou lors d'événements :
- Coordonner des actions d'information et de communication en direction des primo-arrivants
- Sensibiliser les lycéens dans le cadre des actions de rapprochement lycée-université, et participer à des opérations menées en partenariat avec des acteurs comme le CROUS, la CAF, la CPAM ou Action logement
- Encadrer au quotidien l'équipe d'emplois étudiants et vacataires, y compris sur les événements : gestion administrative, plannings, heures et animation
- Assurer l'organisation matérielle et logistique des manifestations institutionnelles : forum des services, animations, événements de rentrée et temps d'information sur la vie de campus
- Assurer la relation avec les directions, services, partenaires et collectivités impliqués dans les actions menées avec le CROUS et les services aux étudiants

Restriction ou contraintes liées au poste : l'activité peut nécessiter une disponibilité en horaires décalés et certains week-ends dans l'année ainsi que des déplacements ponctuels dans l'académie auprès de sites universitaires éloignés.

Experience : 24 Mois

Compétences : Bien connaître l'environnement grenoblois, Connaître les politiques de la vie étudiante, Savoir animer et encadrer une équipe, Compétences rédactionnelles / capacité de synthèse, Maîtriser l'anglais obligatoire (B2 / C1), Faire preuve d'organisation et de rigueur

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).