Adjoint Administratif - Agent d'Accueil - Assistant Administratif H/F - Maison de Retraite St Jacques

Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons sur une période de 3 mois (CDD de 1 mois renouvelable), un adjoint administratif au sein de notre établissement.

1) Accueil :
- Gestion des appels téléphoniques : réception des appels et traitement des messages ou transfert des appels vers le bon service ou interlocuteur.
- Orientation avec précision des différents usagers et prestataires externes : demande leur identité puis les informe en fonction de leur besoin soit en leur donnant directement la réponse, soit en les orientant vers le bon service ou le bon interlocuteur.
- Gestion de la messagerie électronique commune
- Accueil café/thé lors de formations, visites ou autres. Lien avec la cuisine pour préparation des plateaux.
- De manière générale, assurance de la circulation de l'information.

2) Administratif :
- Gestion des courriers : tri, enregistrement et distribution du courrier « départ et arrivée »
- Affranchissement du courrier départ
- Édition, affichage et diffusion des menus et des activités
- Edition et diffusion de courriers, convocations et notes d'information
- Diffusion des visites planifiées hebdomadaires
- Mise à jour de tableaux
- Gestion des réservations de repas
- Support administratif de l'attachée et du service administratif suivant les besoins : pré-comptabilisation, tableaux de bords etc.

Liste de tâches non exhaustive

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Bureautique et outils collaboratifs, Classement, archivage, Guide des bonnes pratiques de l'organisation, Techniques de secrétariat, Utilisation de logiciels spécialisés, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Corriger et mettre en forme un document, Diffuser une information, une publication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Mettre en forme un document, Numériser des documents, médias ou supports techniques, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous, Utiliser les outils numériques

Qualification : Manoeuvre

Secteur d'activité : Hébergement social pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.