Conseiller Citoyens H/F - Mairie

Vous avez une excellente connaissance de BETHUNE et des services de la commune. Vous serez en charge de :

Accueil physique de l'usager dans le respect des procédures définies et des objectifs de qualité de la ville
Renseigner les usagers, répondre à leurs diverses demandes
Rrenseigner le registre de sécurité numérique
Intégrer les demandes des usagers dans le logiciel Espaces Agents
Fixer les rendez vous de dépôt de dossier et retrait CNI et passeports des usagers en présentiel etc.
Accueillir les rendez-vous de l'espace citoyens et informer les agents de l'espace Citoyens
Renseigner les usagers sur les pièces nécessaires à fournir lors des différentes constitutions de dossiers

Activités Espace Famille

Accueillir et informer l'usager sur les diverses démarches administratives et inscriptions
Constituer et vérifier et enregistrer dans le logiciel concerto, les dossiers d'inscriptions scolaires maternelle et élémentaire etc.
Calculer et enregistrer les tarifs appliqués en fonction des situations
Gérer les dossiers et enregistrer dans le logiciel concerto les dispositifs d'aide
Remise et enregistrement des bons collèges

Activités Espace Solidarités
Information générale de l'usager concernant le CCAS, organismes sociaux etc.
Remise de dossiers administratifs

Activités vie locale

Renseignements a caractère général sur la mise à disposition des salles
Enregistrement des demandes de locations de salles sur logiciel
Information à caractère général sur les événements sportifs culturels de la Ville de la CABBALR et associations béthunoises
Participer à la journée forum des associations

Activités France Services

Suivre les formations pour obtenir l'habilitation
Accueillir informer et orienter le public
Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives
Contacter les opérateurs partenaires
Assurer le reporting
Identifier les situations individuelles nécessitant d être portées à la connaissance des opérateurs

Standard Téléphonique

prendre en charge les appels
comprendre la demande
optimiser le temps de prise en charge
connaitre la localisation et les principales missions des administrations locales
connaitre les activités des différents services et agents de la mairie

Activités GRC
Enregistrer les demandes des usager reçues par courriers ou mails dans le logiciel dédié
Enregistrement des demandes spécifiques des usagers par téléphone

Affichage des arrêtés et décisions
Participer aux permanences sans rendez-vous de Monsieur Le Maire et des Elus

Activités Etat-civil

Fixer les RDV de dépot de dossiers
renseigner les usagers

Experience : 3 Mois - sur poste similaire

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.