Assitant de Direction H/F - Fonction publique Hospitalière

Vos Missions au quotidien?

1. Accueil et orientation :

· Accueil physique et téléphonique (directions, communauté médicale, Etablissements du GHT SLS et autres, UPJV, autorités extérieures telles que l'ARS, le CNG...)

·

2. Gestion du secrétariat de direction :

· Gestion des agendas (calendrier électronique Outlook) du Directeur des Affaires Médicales

· Gestion de boîte mail générique «DAM» (transmission, suivi...)

· Planification, organisation et suivi des réunions

· Préparation de réunions, d'entretiens à la demande du Directeur (constitution de dossiers de réunion et d'instances, réservation de salle, matériel, commande de prestation...)

· Gestion des déplacements (Hôtel, train...)

· Assurer la liaison entre La Direction et le Personnel Médical

3. Activités administratives :

· Ouverture, enregistrement et ventilation du courrier

· Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de courriers, comptes-rendus, décisions, notes de service

· Enregistrement des congés des Attachés d'Administration de la Direction des Affaires Médicales

· Gestion des Fournitures et commande de matériels de bureau

· Gestion des parapheurs (relecture des courriers et notes, transmission, suivi)

· Réalisation de diaporamas

· Gestion documentaire (distribution, suivi, classement)

· Classement et archivage

4. Participation à la gestion de missions spécifiques :

· Gestion et saisine des Ordres de mission du personnel médical

· Gestion des cumuls d'activité

· Réception et saisine des congés

Vos Compétences ?

· Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Agirh)

· Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse

· Hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques

· Coordonner et suivre l'avancée des dossiers

· Assurer la parfaite confidentialité des informations et des données
Afficher la suite
· Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'établissement

Les spécificités du poste?

HORAIRES : Amplitude de 8h à 17h30 du lundi au vendredi

3 horaires possibles :

· 8h - 16h30

· 8h30 - 17h

· 9h - 17h30

REGLE D'ELABORATION DES PLANNINGS
La journée de travail est de 7h30 avec une coupure pour le déjeuner d'une heure.

Les plannings sont faits en concertation entre les 3 assistantes. Il faut obligatoirement un agent présent à 8h et un autre présent à 17h30.

PROGRAMMATION DES CONGES ANNUELS ET RTT

Les congés et RTT sont pris conformément aux règles institutionnelles. Les congés et RTT sont prévus en concertation avec les 3 assistantes pour assurer la continuité du Service/ du Pôle.

Votre Profil?

· Bac +2 BTS Support àl'action managériale ou DUT gestion des entreprises et des administrations

Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre organisation et votre discrétion professionnelles. Vous avez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles et vous savez travailler en équipe. Rejoignez-nous !

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