Assistant·e Administratif·ve H/F - Elemen'terre

L'association Elémen'terre, créée à Toulouse en 2008, a pour objet d'agir pour la transition écologique et sociale des événements en Occitanie. Pour cela, elle développe des actions dans 3 pôles d'activité :
- la mutualisation de matériel (gestion d'une plateforme de vaisselle réutilisable, mutualisation de supports de tri des déchets et autres petits matériels)
- la mise en réseau et l'accompagnement des événements à l'éco-responsabilité (animation de groupes de travail thématiques, d'ateliers et de journées de rencontres, label Evénements détonnants, etc)
- la formation

Dans le cadre du départ d'une salariée, nous recrutons un ou une assistant-e administratif-ve.
Il ou elle participera à la gestion et à l'organisation de la vie de la structure.
Il ou elle intégrera une équipe de 8 salarié-es et 2 volontaires en service civique, pour laquelle la convivialité, la collaboration et l'engagement sont des essentiels ! Sous la direction de la coordinatrice et en lien avec la responsable administrative et financière, il ou elle aura pour missions :

Gestion administrative / secrétariat
- Réception et gestion des courriers électroniques du mail d'accueil de la structure
- Accueil téléphonique
- Concevoir et mettre à jour des documents et tableaux de suivi des activités (ex : planning d'équipe, tableaux de suivi des formations, etc)
- Appui à la préparation et au suivi des dossiers admin (ex : bilans des dossiers de subventions, suivi des fiches matériel etc)
- Appui pour le suivi administratif et l'organisation des formations (réservation de salles, suivi des inscriptions, préparation du matériel nécessaire, préparation et envoi des questionnaires et attestations)
- Appui pour l'organisation des activités des autres pôles (organisation de réunions, traitement des conventions de partenariat, etc)
- Relances des factures impayées
- Recherche de fournisseurs et suivi des achats (matériel bureautique, autres achats)

Appui à la gestion des RH
- Suivi des documents liés à la gestion RH
- Suivi administratif des formations du personnel (de la demande de prise en charge jusqu'au paiement)

Autres missions et vie associative
Tous les membres de l'équipe Elémen'terre contribuent à la vie associative et à certaines actions de terrain. Aussi, au-delà de vos 2 principales missions, vous contribuerez à :
- Organiser les temps forts de la vie de l'association (AG, séminaire d'équipe, Rencontres Régionales annuelles, etc)
- Apporter un appui aux tâches quotidiennes de l'association (logistique liée à la plateforme de vaisselle, accueil des adhérents, entretien.) et aux actions de terrain (éco-régie sur événement).
- D'autres missions en lien avec les actions de l'association pourront vous être confiées.

CV et Lettre de motivation requise

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Lettre de Motivation indispensable

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.