Gestionnaire Scolarité H/F - Aix Marseille Université

Rejoindre le bureau des inscriptions de la Faculté des Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH), c'est s'engager dans un poste dynamique au coeur de la vie universitaire, au contact direct des étudiants et des enseignants, dans une mission à forte valeur humaine. Le ou la gestionnaire de scolarité assure un accompagnement global et de proximité tout au long du parcours étudiant, de la première inscription à la remise du diplôme.

Ce poste est ouvert à tous les profils, y compris en dehors de la fonction publique ou du monde universitaire, dès lors qu'une appétence pour la relation usagers, l'organisation rigoureuse, et un intérêt pour les enjeux éducatifs sont présents.

Le ou la gestionnaire est impliqué·e dans l'ensemble des étapes administratives et pédagogiques de la scolarité : accueil, information, inscription, suivi des dossiers, gestion des conventions de stage, et accompagnement individualisé. La mission se distingue par la diversité des tâches, mais aussi par la richesse des interactions humaines, dans un environnement stimulant et multiculturel.

Parmi les missions principales :
- Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers (étudiants, enseignants, intervenants extérieurs), avec un rôle clé de conseil sur les démarches administratives, pédagogiques, et sociales (par exemple sur les bourses ou les régimes d'études spécifiques).
- Gestion des inscriptions, de la candidature sur la plateforme eCandidat jusqu'à l'inscription administrative et pédagogique, en présentiel ou à distance. Cela inclut le traitement des validations d'acquis, le suivi des paiements, la vérification des dossiers, ou encore la correction des anomalies informatiques.
- Suivi des étudiants boursiers, avec un contrôle rigoureux de l'assiduité et une mise à jour constante des dossiers.
- Organisation des stages : le bureau traite en moyenne 600 conventions par an, dont beaucoup à l'international. Le ou la gestionnaire veille à la conformité juridique et administrative des documents, tout en sensibilisant les étudiants aux délais et aux règles spécifiques, notamment en lien avec le Fonctionnaire Sécurité Défense.
- Support aux enseignants : préparation des commissions pédagogiques, communication des informations relatives aux cours et aux stages, coordination des périodes de forte activité.
- Participation aux grands temps forts : journées portes ouvertes, salons étudiants, prérentrées, examens (préparation des salles, émargements, logistique...).

Ce poste offre une réelle polyvalence, entre gestion de dossiers, contact humain et participation active à la vie universitaire. Il demande une forte capacité d'organisation, de la rigueur administrative, un goût pour le travail d'équipe, et un sens affirmé du service public.

Vous êtes diplômé(e) dans le domaine de la gestion administrative ou avez de l'expérience dans ce secteur ?

L'utilisation des outils bureautiques et l'apprentissage des logiciels métiers ne vous fait pas peur ?

Vous avez un esprit d'équipe développé, une aisance relationnelle et l'organisation est l'une de vos qualités principales ?