Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Pôle Emploi

Missions principales
L'assistant administratif accompagne la direction de FP CONSTRUCTION dans l'organisation et la gestion de l'activité, avec un rôle clé dans la structuration des process administratifs :
- Gérer l'ensemble des documents liés aux chantiers : devis, bons de commande, contrats, factures, dossiers fournisseurs
- Assurer le suivi des paiements, relances des impayés, rapprochements simples entre factures et règlements
- Tenir à jour les tableaux de bord administratifs (suivi des devis, factures, plannings)
- Participer à la préparation des dossiers pour les marchés publics / appels d'offres locaux (formation prévue)
- Organiser les plannings d'intervention des équipes, en lien avec la direction
- Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents
- Rédiger des courriers, comptes rendus, notes administratives
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriers et emails
- Contribuer à l'amélioration des outils internes (tableaux, modèles, reporting)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Améliorer des procédures administratives, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers, Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.), Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Concevoir un devis ou un projet de contrat, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux, Organiser des réunions internes, Réaliser la gestion administrative des contrats, Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux, Relayer de l'information, Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Travaux de peinture et vitrerie

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).