Gestionnaire des Ressources Humaines Doctorants H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions

Réaliser les activités de la gestion administrative des doctorants :
Gestion administrative des recrutements
Gestion administrative du pilotage des ressources humaines

Activités principales et associées
- Gestion administrative des recrutements des doctorants (environ 170 doctorants) :
initiation de la demande de recrutement, collecte des pièces constituant le dossier de recrutement et suivi des avis du HFSD (ZRR)
- Gestion du parcours des doctorants : suivi des phases d'inscription, suivi des avis du "Comité de Suivi de Thèse", gestion des soutenances de thèse (dont diffusion de la soutenance), sur ADUM ou des abandons
- Gestion du parcours des doctorants en co-tutelles (20),
- Accompagnement des doctorants dans les campagnes d'ATER et de doctorants-assistants
- Suivi et gestion des accompagnements de fin de thèse (campagne bi-annuelle propre à l'UMR CRIStAL)
- Suivi les Habilitations à Diriger les Recherches (HDR)
- Diffusion d'information

Pilotage de l'activité :
- Tenir à jour des tableaux de bord sous plusieurs bases de données : RESEDA (base des personnels des UMRs), AppSI (base propre à CRIStAL) et autres outils de reporting ;
- Gérer la campagne des contrats doctoraux : vérification des taux d'encadrement des directeurs de thèse, des contrats antérieurement alloués, des co-financements "Région", gestion des classements et remontée aux tutelles concernées ;
- Gérer les campagnes de mobilité doctorante : Mob LiL Ex, AAP PhD mobilty program, bourses de mobilité AAP EG MADIS,...
- Produire des indicateurs : nombre de thèses en co-tutelles, durée de thèse...
- Procéder à l'archivage.

Autre :
Etre le relais dans l'installation du recruté :
- Accueillir et informer les doctorants,
- Assurer les demandes de CMS, et leur remise,
- Participer à la journée des nouveaux arrivants organisée par l'UMR,
- Participer, le cas échéant, aux réunions organisées par l'EG Madis,
- Participer aux réunions (physiques ou en webinaire) organisées par le service des affaires doctorales.

Connaissance des techniques de gestion administrative
Connaissance d'utilisation (voire d'élaboration) de tableaux de bord
Connaissance de l'organisation, le fonctionnement de l'université et du cursus de formation

La maîtrise de l'anglais serait un atout.

La personne recrutée sera en interaction avec les services des Affaires doctorales, le service scolarité "Master-Doctorat", les services de la DGDRH, la Direction des Mobilités internationales.

Utiliser les logiciels de gestion du domaine (ADUM, RESEDA, AppSI) pour lesquels des formations en interne seront assurées
Utiliser les logiciels de bureautique
Utiliser les requêtes requises sous REDASH (formation assurée en interne)
Travailler en équipe
Savoir s'adapter à son interlocuteur
Savoir gérer son activé et les priorités
Être rigoureux
Afficher la suite
Sens de l'organisation
Être à l'écoute des attentes et/ou difficultés et savoir y répondre
Réactivité et disponibilité
Respect de la hiérarchie
Intégrité
Rigueur et fiabilité

Domaines de formation et expériences souhaitables

Techniques de la gestion administrative