Secrétaire Polyvalente H/F - Residence de l Age d Or

La Résidence de l'Age d'Or recherche une secrétaire polyvalente dans le cadre d'un arrêt maladie. Petite structure à taille humaine nous sommes à la recherche d'une personne qui saura s'intégrer au sein de l'équipe et s'investir pour le bien être des résidents. Sous la responsabilité du Directeur et de l'adjointe de Direction, le candidat aura pour tâches :

o Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques pour les 2 établissements
o Accueil et orientation du public extérieur
o Surveillance des entrées et des sorties
o Gestion du courrier + distribution : Comité de Direction et résidents.
o Gestion des boîtes aux lettres des résidents
o Prise de rendez-vous pour les résidents en collaboration avec les soignants et les familles : médicaux, coiffeurs, pédicure, etc.
o Saisie du registre du personnel
o Création de documents administratifs et de communication, rédaction des menus et autres documents (cuisine, animation, soins, hébergement, affiches,.)
o Classement et archivage de documents administratifs et médicaux
o Création et mise à jour des dossiers résidents
o Réalisation des appels téléphoniques de 1ère intention dans le cadre de la démarche commerciale
o Possibilité de réaliser des RDV commerciaux
o Impression et préparation de l'ensemble des documents de fin de mois pour les salariés des 2 établissements
o Gestion des fournitures de bureau
o Envoie des factures des résidents et les courriers aux familles et prestataires
o Réception de marchandises : réception bon de livraison

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative d'une activité, Réaliser la gestion administrative du personnel, Utiliser les outils numériques, Maîtrise Canva, Maîtrise Word/Excel

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.