Dri03 - Chef de Service Secrétariat Général - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la direction des relations internes et des projets institutionnels, le Secrétariat Général assure la fluidité du fonctionnement quotidien de la Direction Générale Des Services.

Le chef du service a pour missions :
- De superviser les activités du Secrétariat Général du DGS et de manager les membres du service,
- D'apporter un appui au Directeur Général des Services ainsi qu'une aide à la décision sur différents dossiers (notes et points d'alerte),
- Contribuer à la constitution des fonds de dossier des réunions du DGS (et/ou la supervision en fonction des sujets),
Le responsable du service veille et favorise la qualité des relations internes et avec les partenaires.

1. Coordination et pilotage du service secrétariat général :
- Mise en place d'une organisation adaptée aux besoins de la direction générale en termes d'assistance administrative (élaboration des procédures et mise en place d'outils de gestion)
- Cadrage et coordination des missions du service secrétariat général et revue des tâches si besoin (cohérence de l'agenda, qualité des fonds de dossiers pour les réunions qui le nécessitent, gestion du courrier et des parapheurs, archivage...)
- Management du service : fixation des objectifs des agents, appui et conseil dans la réalisation de leurs missions, animation et évaluation
- Points quotidiens avec le DGS sur la revue des mails et de l'agenda

2. Aide à la décision et sécurisation des dossiers :
- Participation aux réunions hebdomadaires de la Direction Générale
- Production de notes de synthèse, de veille ou d'aide à la décision, le cas échéant en lien avec les services concernés
- Suivi des dossiers confiés par la Direction Générale aux différents services
- Vigilance et alerte sur les dossiers sensibles
- Relai du DGS pour certaines décisions courantes (réponse à des mails...)
- Participation à des réunions et élaboration des comptes rendus

3. Interface avec les services internes et les partenaires externes :
- Veille à la bonne circulation de l'information, pour favoriser la coordination avec l'ensemble des services
- Contact avec les partenaires extérieurs pour le compte du DGS.

Les « savoirs » :
- Très bonne connaissance de la gouvernance, des compétences et du fonctionnement général des intercommunalités
- Très bonne connaissance des circuits et procédures de gestion administrative
- Très bonne capacité d'encadrement et d'équipe

Les « savoir-faire » :
- Excellentes qualités de rédaction, d'analyse, de synthèse et d'expression orale
- Savoir définir et gérer les priorités et identifier les points de vigilance
- Maîtrise des outils bureautiques et tableaux de bord
- Techniques de gestion administrative (gestion de l'agenda, des appels et des correspondances, préparation de réunions, comptes rendus, classement et archivage)

Les « savoir-être » :
- Discrétion, confidentialité et adaptabilité
- Excellentes qualités relationnelles
- Esprit d'équipe, positif et travail en transversalité
- Réactivité et force de proposition
- Autonomie
- Rigueur.