Assistante de Gestion Administrative du Saad - Agent Chargé de l'Accueil - Mairie de Saint-Saulve H/F - Fonction publique Territoriale

Assure la gestion de la planification des prestations des aides à domicile - Assure l'accueil physique et téléphonique du CCAS

En binôme avec l'Assistante de gestion administrative du SAAD
Mission 1 : Gestion administrative du SAAD
- Etablir les plannings hebdomadaires de travail des auxiliaires de vie
- Intégrer les nouveaux plans d'aides dans les plannings d'intervention
- Gérer les interventions en cas l'absence d'un agent (dispatch, information à l'usager)
- Traitement des feuilles de vacations et des pointages afin de préparer la facturation des interventions du SAAD

Mission 2 : Accueil téléphonique du service Autonomie
- Assurer l'accueil téléphonique du public du service Autonomie
- Renseigner les usagers sur les modalités d'intervention
- Orienter les usagers vers les partenaires compétents

Mission 3 : Travail administratif
- Gérer la partie administrative des réunions de service : envoyer l'ordre du jour, prise de note et réalisation du compte-rendu

En binôme avec l'agent chargé de l'accueil
Mission 1 : Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir et orienter le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité

Mission 2 : Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs

Mission 3 : Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents

SAVOIR
Règles de fonctionnement d'une collectivité locale
Techniques d'accueil, règles de communication
Organisation et activités des services
Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
Techniques de régulation
Techniques de communication téléphonique
Caractéristiques des publics
Règlements intérieurs
Techniques et outils de communication
Techniques de médiation et négociation
Techniques de secrétariat
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Techniques de recherche d'information

SAVOIR FAIRE
Savoir répartir les interventions en fonction des besoins, des profils, et des effectifs
Communication orale et écrite
Prendre des initiatives
Suivre des dossiers de façon autonome et rigoureuse et informer sa hiérarchie en cas de problème
Savoir utiliser les outils informatiques (Excel, Word, Power Point, logiciel comptable)

SAVOIR ETRE
Organisation, rigueur
Discrétion et sens de la confidentialité
Sens des responsabilités
Autonome
Diplomate
Capacité d'initiative
Bon relationnel
Sens du service public
Réserve professionnelle
Implication dans la vie du service