Référent·e Outil Scolarité - Apogée H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

CDD de 3 ans renouvelable pour les agents contractuels

MISSIONS

Placé sous l'autorité du responsable adjoint du service outils scolarité, le référent outil scolarité participe à l'administration fonctionnelle du logiciel scolarité Apogée, à la formation des utilisateurs Apogée, à l'assistance et à l'accompagnement des utilisateurs Apogée, et à l'interopérabilité entre les logiciels Apogée et Refformations.

ACTIVITÉS

Apporter un appui au responsable adjoint pour l'administration fonctionnelle du logiciel Apogée :

*Paramétrer le référentiel Apogée, gérer les accès utilisateurs

*Collaborer à la structuration des formations (structures d'enseignements, règles de calculs, etc) sur Apogée en lien avec les composantes et la direction du pilotage et de l'offre de formation

*Paramétrer les services numériques d'Apogée (en lien avec les référents métiers de la scolarité et la DGDNum)

*Paramétrer les parchemins pour l'édition (en lien avec le service diplomation)

Contribuer à la mise en place du plan de formation des utilisateurs Apogée (en lien avec le responsable et le responsable adjoint et le service formation de la DGDRH) :

*Rédiger et mettre en forme les tutoriels et supports de formations

*Construire les formations, élaborer un programme et créer les exercices à destination des stagiaires

*Animer ou coanimer les formations à destination des utilisateurs Apogée

Assister et conseiller la communauté des utilisateurs du logiciel :

*Répondre aux demandes d'assistance (par mail, téléphone, tickets GLPI, RDV en visio et en présentiel), savoir analyser et résoudre les problèmes rencontrés

*Conseiller et assister les composantes et les jurys lors des délibérations

Apporter un appui au responsable et au responsable adjoint du service outils scolarité :

*pour l'interopérabilité des logiciels Apogée et Refformations en lien avec la direction du pilotage et de l'offre de formation : paramétrage des écrans concernés dans Refformations, suivi des injections de l'offre dans Apogée

*en construisant des requêtes sur Business Objects (demandes externes, tableaux de suivi etc.), en analysant des données via le logiciel Excel

*en participant si besoin aux groupes de travail de la direction ou avec d'autres DGD/directions/services (DGDNum, DASP, etc.) en fonction des projets en cours ou du calendrier universitaire (diplomation, inscriptions administratives, SINAPS, ADE etc.)

Contexte et enjeux :
- Contribuer à l'évolution des outils et à la préparation au passage à PEGASE (horizon 2028).
- Participer à la conduite du changement dans le domaine de la scolarité, et plus particulièrement dans le cadre de la nouvelle répartition des compétences.

Disponibilité, notamment en période de hautes activités (délibérations, périodes de formations, et.c)

Polyvalence exigée sur l'ensemble des domaines de gestion de la scolarité (Inscriptions pédagogiques, Résultats...)

Connaissances
- Excellente maîtrise du logiciel Apogée, connaissance du logiciel Refformations
- Maîtrise des suites bureautiques (tableurs et traitements de texte en particulier)
- Idéalement, maîtrise de Business Objects
- Connaître l'organisation, la structuration et le fonctionnement de l'université
- Connaître l'offre de formation de l'université de Lille
- Connaissance de la réglementation relative à la gestion d'un étudiant
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Savoir-Faire
- Appétence pour les outils informatiques
- Capacités rédactionnelles et de synthèse
- Conduire des échanges permettant une montée en compétence des interlocuteurs
- Savoir s'adapter à des publics différents
- Former et accompagner
- Savoir hiérarchiser ses priorités et organiser son travail
- Savoir rechercher l'information

Savoir-être
- Excellentes capacités de communication (orale et écrite)
- Travailler en équipe
- Autonomie et adaptabilité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de l'analyse
- Dynamisme, réactivité
- Courtoisie et maîtrise de soi

Bac minimum pour les agents contractuels.

Idéalement à dominante administrative / secrétariat ou informatique - base de données ou formation scientifique

Expérience emploi similaire souhaité