Anttl339 - Coordonnateur Administratif - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Fonction publique Territoriale

- Coordonner administrativement les demandes RH des directions opérationnelles en lien avec la DRH et la coordinatrice du DGST.
- Coordonner la gestion administrative des opérations foncières.
- Assurer les différentes tâches administratives de l'Antenne.
- Assurer les missions de l'Assistante de prévention - coordonnateur administratif volet gestion administrative en cas d'absence de celui-ci.

1) Coordination administrative (60% du temps de travail) :
? En matière des ressources humaines
- Rédaction et suivi de documents concernant le personnel de l'Antenne,
- Tenue du tableau de suivi en matière de recrutement, formation notamment,
- Mise à jour de l'organigramme,
- Préparation des dossiers de comité technique,
- Centralisation des entretiens professionnels,
- Centralisation des campagnes de promotion interne et avancements de grade,
- Analyse et montage de dossiers divers en matière de ressources humaines.

? Concernant les demandes des différentes directions opérationnelles
- Analyse et centralisation des retours des directions,
- Montage de tableaux, dossiers et courriers divers,
- Contrôle du respect des délais et du formalisme attendu,

2) Coordination administrative des opérations foncières (20% du temps de travail) :
- Assurer la gestion administrative liée aux dossiers fonciers
- Réceptionner et orienter les demandes
- Assurer la coordination entre les différents acteurs de l'Antenne en matière de gestion administrative des opérations foncières
- Traitement des mails des opérations foncières
- Rédaction de courriers dans le cadre de la coordination administrative des opérations foncières
- Assurer le traitement des données notamment des emplacements réservés, des parcelles...

3) Réalisation de diverses tâches administratives de l'Antenne (20% du temps de travail) :
- Réception et orientation de certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires (Antenne et hors Antenne),
- Conception et réalisation de documents administratifs, notamment courriers,
- Montage de dossiers administratifs,
- Coordination diverse (tickets restaurants, COS...).

4) Missions ponctuelles de gestion courante du bâtiment L'Oiseau de Feu en l'absence de l'assistant de prévention des risques professionnels - Coordonnateur administratif :
- Maintenance des locaux, par déclaration et suivi des incidences techniques,
- Maintenance du matériel et en cas de difficulté, déclaration d'incidence technique auprès du fournisseur,
- Rédaction des tickets Sos Info pour le Directeur de l'Antenne et la DGI,
- Préparation des commandes de fournitures, de mobiliers de bureau,
- Transmission des besoins des produits de droguerie de l'Antenne de Toulon - Le Revest (Site Oiseau de Feu - Direction, DGI et Proximité) à la référente métropolitaine.

Les « savoirs » :
- Connaissances de base sur la législation liée au Code du Travail ;
- Bonne connaissance des métiers exercés au sein de la Direction et de l'Antenne ;
- Toutes les bonnes connaissances théoriques en matière de Secrétariat et de bureautique ;
- Elaboration des tableaux de suivi (RH, activités...) ;
- Connaissance de l'Administration et de l'Antenne de Toulon - Le Revest.

Les « savoir-faire » :
- Très bonne maîtrise de l'outil bureautique (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles (nombreux rapports à réaliser) ;
- Maîtriser toutes les techniques en matière de secrétariat, de bureautique, d'Internet et du Bureau Numérique ;
- Prendre des initiatives ;
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques.

Les « savoir-être » :
- Ponctualité, disponibilité et assiduité ;
- Avoir un très bon relationnel ;
- Avoir un bon esprit de synthèse et d'initiative ;
- Etre rigoureux et organisé dans son travail ;
- Etre neutre et impartial dans ses prises de positions ;
- Capacité relationnelle du travail en équipe ;
- Discrétion et réserve ;
- Esprit d'initiative ;
- Bonne mentalité.