Chef-Fe du Service Guichet Unique Associations - Commune de la Ciotat H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité de la Directrice des politiques associatives, le responsable de service Guichet Unique Associations - Réservations organise, supervise la bonne gestion de l'outil du Guichet Unique Associations pour la réservation des espaces publics, lieux, salles et équipements de la Ville.

* Manager, gérer et organiser le Guichet Unique Associations
o Animer et coordonner les actions du service
o Organiser la polyvalence et s'assurer de la bonne information de l'équipe et de la bonne prise en compte des procédures
o S'assurer de l'accompagnement des associations, tiers et personnels de la collectivité dans la réservation
o Coordonner et suivre les missions des agents placés sous sa responsabilité et assurer un suivi RH

* Concevoir et mettre en ½uvre l'ensemble des procédures et des outils de gestion des activités du service

o S'assurer de la gestion des demandes et des besoins de réservations des espaces, lieux, salles ou équipements et élaborer des outils de suivi et tableau de bord
o Organiser les campagnes de planification annuelles et superviser les dossiers
o Garantir la complétude et la pertinence des éléments constituant les dossiers avant validation
o Diagnostiquer les contraintes, les fonctionnalités et les conditions d'équipement d'un lieu d'accueil ou espace public
o Apporter un appui aux agents en charge des dossiers
o Être garant du respect des procédures
o Elaborer un tableau de bord annuel sur les avantages en nature
o Organiser des formations en direction des services utilisateurs du logiciel métier et le faire évoluer en fonction des impératifs d'évolution de l'organisation
o Gérer des dossiers particuliers en fonction de l'intérêt du service
* Assurer l'activité de la Régie du Guichet Unique
o Gérer, contrôler et suivre les activités financières liées à la Régie
o Contrôler et suivre la production de la facturation des activités

* Rigueur (respect des directives et procédures)
* Capacités rédactionnelles
* Aptitudes managériales : sens de l'écoute, pédagogie, travail en équipe
* Capacités d'organisation et de planification
* Capacité à l'adaptation au logiciel métier
* Sens du relationnel avéré
* Maîtrise de l'outil informatique (Excel, Word)
* Maîtrise appréciée du logiciel métier GMA

FORMATION(S) REQUISE(S)
Baccalauréat ou équivalence professionnelle