Assistante de Direction et Chargé de Communication de la Ddtm du Calvados H/F - Fonction publique de l'État

L'agent assure le secrétariat de la directrice et des deux directeurs adjoints en collaboration avec un/une collègue.
Les activités principales du poste sont les suivantes :
- Accueil physique, téléphonique des différents interlocuteurs de la direction
- Organisation de réunions, tenue des agendas, traitement du courrier, diffusion, classement, suivi général des dossiers ? notamment sensibles ou confidentiels et des échéances, demandes de notes aux services.
- Interface avec la préfecture et suivi des circuits de signature.
- Gestion de boîtes mel institutionnelles.
- Gestion des plannings de congés de la direction et des chefs de service.
- Organisation des réunions périodiques (secrétariat général commun, organisations syndicales, groupe de suivi RH, CODIR...) incluant notamment la réservation des salles de réunions, la préparation des ordres du jour, la rédaction de compte-rendu
- Organisation des déplacements de la direction
- Gestion des frais de déplacement de la direction et des architectes et paysagistes conseil
- Mise à jour de l?organigramme

L'agent est également en charge de la communication interne et des réunions destinées à favoriser la cohésion de la DDTM. À ce titre :
- Il assure la mise à jour des informations sur l'interface intranet commun, réalise une gazette d'informations à l'attention des agents et gère le suivi des articles proposés au corps préfectoral dans le cadre de l'élaboration de la Lettre des Services de l'État adressée aux collectivités;
- Il organise les voeux, la journée de cohésion et l'assemblée générale pour sa direction.

Liaison hiérarchique :

L'agent sera rattaché directement à l'équipe de direction de la DDTM, mais travaillera au quotidien avec différents acteurs tant en interne (directrice et adjoint(e)s, chefs de services, collaborateurs, organisations syndicales) qu'en externe (services de la préfecture et tout particulièrement les secrétariats du préfet, du secrétaire général, et de la coordination de l'action de l'État). Il/ elle est en outre en contact fréquent avec les élus, organisations professionnelles et syndicales, usagers, autres administrations...

Savoir :
- Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise à acquérir
- Maîtriser les outils de communication et informatiques niveau maîtrise requis
- Maîtriser les règles de rédaction du courrier administratif niveau maîtrise requis
- Savoir rédiger niveau pratique requis

Savoir faire :
- Savoir s'organiser et en particulier anticiper et gérer le temps en fonction des délais et priorités niveau maîtrise requis
- Être capable d'identifier l?importance et l'urgence des problèmes posés et analyser puis transmettre des informations de manière claire et concise niveau maîtrise requis
- Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
- Être réactif, gérer l'imprévu niveau maîtrise requis

Savoir être :
- Faire preuve de loyauté, discrétion, confidentialité, niveau maîtrise requis
- Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
- Savoir garder son calme niveau maîtrise requis

Expérience de secrétariat préalable souhaitée