Dtm28 - Chargé de Gestion Administrative - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Fonction publique Territoriale

- Assister au quotidien le Directeur dans l'exercice de ses missions en apportant une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication d'information, de suivi et de classement des dossiers.
- Être force de propositions, optimiser la gestion administrative.
- Participer ou aider au pilotage des dossiers en transversalité avec les services de la direction.
- Suivre les projets et activités de la direction.
- Organiser l'agenda et les réunions, prévoir les dossiers support en cas de besoin.
- Assurer la mission de « référent RH » de la direction.

Mission «?assistante de direction?» :
- Gestion de l'agenda du directeur,
- Organisation et planification des réunions, préparation des dossiers support...
- Relais d'information entre le directeur et les services,
- Suivi des dossiers stratégiques en lien avec le directeur,
- Liens avec les DGA, tous interlocuteurs internes ou externes,
- Suivi, rédaction des documents soumis aux Assemblées,
- Optimisation de la gestion administrative,
- Rédaction de divers documents (courriers, notes, mél...),
- Recherches documentaires, diffusion d'informations,
- Organisation et classement des dossiers de la direction.

Mission « référent RH de la direction » :
- Suivi des besoins en termes de recrutement de la Direction, préparation/rédaction des supports nécessaires,
- Préparation/rédaction des documents soumis aux instances (CST, F3SCT...),
- Suivi et mise à jour des fiches de poste,
- Collecte, suivi et transmission des emplois du temps,
- Recueil et transmission des éléments variables de paie,
- Suivi des campagnes de promotions,
- Suivi des chantiers institutionnels (« RIFSEEP »...).

Les « savoirs » :
- Organisation et fonctionnement des services de la collectivité, contexte, enjeux,
- Fonctionnement et rôle des collectivités territoriales en général,
- Connaissance des cadres législatifs et réglementaires,
- Missions et objectifs de la Direction.

Les « savoir-faire » :
- Maîtrise des outils bureautiques et techniques de l'information et de la communication,
- Capacité à rédiger et à communiquer,
- Autonomie et capacité à organiser, gestion du temps de travail,
- Planification et organisation de réunions (ordres du jour, transmission de documents...),
- Sens des priorités dans la gestion quotidienne des activités,
- Maîtrise des techniques de classement.

Les « savoir-être » :
- Qualités relationnelles, sens de l'écoute,
- Rigueur, méthode, esprit de synthèse,
- Sens du service public et de l'intérêt général,
- Goût du travail en équipe et en transversalité,
- Sens du discernement et des responsabilités,
- Discrétion,
- Esprit d'initiative, réactivité,
- Disponibilité.