Adjoint·e à la Cheffe du Pôle d'Appui Administratif et Logistique-St Malo H/F - Fonction publique de l'État
- Saint-Malo - 35
- Fonctionnaire
- Fonction publique de l'État
Les missions du poste
En tant qu'adjoint.e à la cheffe de pôle finances et appui administratif de Saint-Malo (PFAASM), vous intervenez dans l'assistance administrative et logistique du site.
Vous apportez votre assistance au directeur adjoint et aux services du site sur les volets administratifs :
- Gestion et enregistrement du courrier,
- Organisation des agendas,
- Préparation de réunions,
- Instruction de dossiers de gestion courante,
- Organisation de l'archivage papier et électronique, traitement de dossiers ponctuels,
- Organisation d'événements (formations, journée de cohésion...)
Vous gérez des achats en lien avec l'activité du site malouin.
Vous organisez l'activité des 2 agents du secrétariat général commun départemental (SGCD) en charge de la logistique du site et de l'accueil et participez ponctuellement à ces activités pour assurer la continuité du service.
Vous coordonnez ces actions avec le service des moyens généraux du SGCD en charge de la gestion immobilière et de l'accueil.
Vous êtes en lien avec l'assistante de prévention pour la mise en oeuvre sur le site des mesures de prévention.
Vous êtes le contact privilégié du service du numérique (SNUM) basé à Rennes pour faciliter les sujets liés au numérique (gestion des départs, arrivées...)
Vous êtes identifié·e comme référent·e chorus DT auprès des agents de Saint-Malo en lien avec le SGCD.
Le profil recherché
Vous disposez de qualités rédactionnelles et orthographiques. Vous avez un sens de l'écoute et du service public. Vous maîtrisez des outils informatiques : messagerie, libreoffice, canva, one Drive, GRR EXT, CHORUS DT.
Vous disposez déjà d'une expérience de management et appréciez de travailler en équipe et en transversal, en interne et avec des partenaires externes. Vous disposez de très bonnes qualités relationnelles. Vous êtes polyvalent. Vous savez conduire des projets, vous êtes organisé et disposez d'un bon esprit de synthèse. Vous êtes rigoureux dans le suivi des dossiers, vous élaborez et suivez des tableaux de bords. Vous faites preuve d'autonomie et êtes force de proposition. Vous êtes réactif et disponible pour répondre aux besoins des agents ou pour gérer des problèmes rencontrés sur le site.
Vous avez des connaissances de base en prévention santé sécurité au travail et dans le domaine budgétaire.