Secrétaire Administrative - Mairie de Saint-Andre H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la responsable du pôle administratif technique, vous assurez les missions de secrétariat et de gestionnaire administratif

- Accueil physique (sur rendez-vous) et téléphonique
- Gestion des demandes diverses : prise en compte des demandes et diffusion au chargé de dossier, création ponctuellement de bons de commandes, gestion des agendas dans le cadre des marchés de services
- Gestion administrative : ventilation des emails aux responsables techniques/impressions diverses, reliure, rencensement de données, mise en forme, envoi courriers et tableaux de suivi, gestions de certains contrats y compris les actes adminsitratifs qui en découlent
- Diffusion du courrier après validation de sa hiérarchie
- Suivi des bons de commandes
- Gestion du marché de maintenance sous la responsabilité du technicien : ordres de services et engagements financiers correspondants, notification aux entreprises
- Utilisation du logiciel de gestion du patrimoine fluxnet
- Archivage

Savoirs :
Connaître précisément l'environnement professionnel (fonction publique et champ d'exécution de chaque service ou des agents chargés de la gestion du dossier concerné)

Savoir faire :
Maîtriser des outils informatiques,
Capacités rédactionnelles
Accueil du public
Réception des appels téléphoniques
Traitement du courrier (frappe et mise en page, envoi, réception et diffusion aux différents services et collègues)

Savoir être :
Attentif, à l'écoute
Diplomate et courtois
Avoir le sens de l'accueil et savoir gérer les situations difficiles