Secretaire Polyvalent -CDD H/F - Conseil d'Etat

VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Missions de la direction/ du service : le cabinet est organisé en un pôle (Secrétariat-Protocole) et deux bureaux fonctionnels (Organisation-Événements, Fonctionnement et Moyens) dont les missions sont principalement des activités d'organisation et de fonctionnement logistique.

Missions du bureau : le bureau Organisation-Evénements coordonne toute l'organisation matérielle des colloques, séminaires, conférences, réceptions et visites du Conseil d'Etat. Il assure actuellement l'organisation des séances hebdomadaires de l'assemblée générale et des commissions permanentes ainsi que la gestion des propositions de nominations dans les ordres nationaux (légion d'honneur et ordre national du mérite).

Pour coordonner ces activités, la cheffe de cabinet et la cheffe du bureau Organisation-Evénements s'appuient sur une équipe de 7 personnes chargée de fonctions de secrétariat, d'organisation et de coordination.

VOS MISSIONS

Sous l'autorité de la responsable du bureau Organisation-Evénements et de son adjointe, le titulaire du poste assure des activités de secrétariat principalement au sein du BOE et selon les besoins, au sein du cabinet.

1/ Gestion du secrétariat
- Gestion des demandes de réservation de salles
- Elaboration, actualisation et diffusion des plannings hebdomadaires (séances d'instruction et de jugement, référés, permanences, etc.)
- Gestion des demandes de transport : commande et suivi de courses de taxis,
- Assistanat de service : traitement et rédaction de courriers, classement et archivage, confection de dossiers de réunion, recherche de documents et d'informations, accueil téléphonique (information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes) etc.

2/ Gestion administrative des événements :
- Rédaction et envoi de cartons d'invitation (mail ou papier)
- Gestion des inscriptions
- Elaboration des chevalets, badges et signalétique dédiée
- Suivi des événements : alimentation du tableau de suivi des événements, préparation des bons de commande et de réception, traitement des bons de livraison, certification des factures pour paiement, etc.

La réussite sur le poste repose sur une réelle aptitude à travailler en équipe et à partager l'information.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1 : cheffe du bureau organisation-évène

N+2 : Cheffe de cabinet

Vous possédez les compétences et les savoirs suivants :

Connaissances


· Techniques de secrétariat

· Outils bureautiques (Outlook, Excel, Word)

· Communication écrite et orale

Niveau pratique :

· Organisation du Conseil d'Etat
Afficher la suite
Savoir-faire

Niveau maîtrisé :

· Capacité d'organisation et de gestion du temps

· Réactivité et soin dans l'exécution des travaux

· Gestion des situations d'urgence

· Capacité à rendre compte et synthétiser sa pensée

· Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs · Disponibilité

Savoir-être

· Discrétion et rigueur

· Bonne présentation

· Adaptabilité

· Aptitude à la polyvalence

· Curiosité professionnelle

· Maîtrise de soi (aptitude à faire face sereinement aux situations inattendues)