Agente - Agent Techhnique Polyvalent - CDD H/F - Conseil d'Etat

Présentation du service/ de la direction

Missions de la direction/ du service : le cabinet est organisé en un pôle (Secrétariat-Protocole) et deux bureaux fonctionnels (Organisation-Événements, Fonctionnement et Moyens) dont les missions sont principalement des activités d'organisation et de fonctionnement logistique.

Missions du bureau : le bureau Organisation-Evénements coordonne toute l'organisation matérielle des colloques, séminaires, conférences, réceptions et visites du Conseil d'Etat. Il assure actuellement l'organisation des séances hebdomadaires de l'assemblée générale et des commissions permanentes ainsi que la gestion des propositions de nominations dans les ordres nationaux (légion d'honneur et ordre national du mérite).

Pour coordonner ces activités, la cheffe de cabinet et la cheffe du bureau Organisation-Evénements s'appuient sur une équipe de 7 personnes chargée de fonctions de secrétariat, d'organisation et de coordination.

VOS MISSIONS :

Au sein d'une équipe d'huissiers et en collaboration avec le régisseur évènementiel, le titulaire du poste est amené à exercer les fonctions d'agent technique polyvalent sur le site du Palais-Royal et de Richelieu (selon les besoins).

1/ Préparation logistique des réunions, des séances, des visites et des événements :
- Réunions, séances hebdomadaires de l'assemblée générale, séances des sections administratives, et séances d'instruction et de jugements : préparation et remise en l'état de la salle, installation de la tribune, du pupitre, de paperboards, carafes d'eau, mise en place et vérification du matériel audiovisuel, acheminement des dossiers,
- Visites patrimoniales et institutionnellesdu Conseil d'Etat : suivi des stocks et distribution des objets de communication préparés en amont,
- Evènements (colloques, séminaires) :
- Manutention : montage et démontage du matériel, préparation des espaces et pose de la signalétique selon les besoins exprimés,
- Transport de marchandises et de matériel liés aux événements,
- Élaboration de chevalets, badges,

2/ Préparation de l'accueil des membres du Conseil d'Etat : remise de fournitures, cases courriers...

3/ Accueil et orientation du public

Le titulaire du poste pourrait être amené à suppléer le régisseur évènementiel en cas d'absence.

Conditions particulières d'exercice :
- Port de charges à prévoir (chaises, tables pliantes, pupitres, cartons).
- Permis de conduire obligatoire.
- Absence de télétravail.

Ce poste requiert une grande ponctualité. La prise de service s'effectue entre 8h15 et 9h00, et 45 minutes avant l'heure de l'évènement (première séance, colloque). Néanmoins, au regard des nécessités de service, les horaires peuvent être aménagés en fonction des événements.

Une formation sera dispensée pour l'utilisation du matériel.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1 : cheffe du bureau organisation-événements

N+2 : Cheffe de cabinet

Vous possédez les compétences et savoirs suivants :

Connaissances

- Savoir travailler en équipe


· Diagnostic des contraintes d'une organisation, d'un événement

· Communication écrite et orale

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· Connaissance de l'organisation du Conseil d'Etat et du contexte institutionnel

· Connaissance bureautique

· Installation et vérification du matériel technique adapté

Savoir-faire

Niveau expert :

· Respect de la confidentialité et du secret professionnel

Niveau maîtrisé :

· Organisation et gestion du temps

· Rapidité et soin dans l'exécution des travaux

Niveau pratique :

· Esprit d'initiative

Savoir-être

· Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs

· Aptitude à gérer des situations d'urgence et des demandes multiples avec mesure et diplomatie

· Discrétion et rigueur

· Bonne présentation