Agent Polyvalent au 1Er Accueil - Divonne les Bains H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du directeur de la proximité et des solidarités vous aurez comme missions de :
- Réception des administrés, information et orientation du public
- Accueil téléphonique : informations aux usagers et transmission des appels aux différents services
- Constitution des dossiers administratifs : remise des documents CERFA et de la liste des documents nécessaires.
- Gestion de la boîte mail : ****@****.** : réception et traitement.
- Tenue du registre permettant aux administrés de faire une suggestion, de signaler un problème, demander des informations...
- Actualisation de la base de données : formulaires et procédures à jour
- Gestion du courrier : réception le matin et envoi l'après-midi
- Instruction des dossiers de vente au déballage
- Inscription nouveaux arrivants + remise pochette

Conditions d'exercice de l'emploi
- Travail polyvalent au sein des espaces d'accueil au public
- Horaires variables avec amplitude fixe, en fonction des horaires d'ouverture au public et des tâches priorisées
- Respect des obligations de réserve et de confidentialité

Autonomie - Responsabilité
- Autonomie relative dans la mise en ½uvre des orientations et priorités définies par le Directeur de la Solidarité et de la Proximité
- Responsable de la bonne conduite des opérations administratives comme présenté au sein du classeur des procédures internes

Relations fonctionnelles
- Relations directes avec les administrés
- Relations quotidiennes avec les services de la commune
- Relations avec les organismes extérieurs : préfecture, sous-préfecture, plateforme ANTS

Moyens techniques
- Outils bureautiques
- Progiciels
- Véhicule du parc pour les déplacements professionnels éventuels

Savoirs
- Connaissance des procédures administratives liées au service du Premier Accueil
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités territoriales
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft office) et des progiciels (avec formation et accompagnement à l'intégration)
- Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité ?

Savoir-être
- Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
- Garant d'une éthique de service public, du respect des textes, règlementaires et de la qualité d'accueil des usagers
- Gestion exemplaire et bienveillante des demandes des administrés
- Sens de l'organisation, rigueur
- Esprit d'initiative
- Sens du relationnel et Maîtrise de soi
- Maîtrise de l'expression écrite et expression orale exemplaire
- Coopération, entraide et solidarité indispensable