Secrétaire - Accueil et Gestion Administrative - Direction des Services Techniques - Coulommiers H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif SECRÉTAIRE - Accueil et Gestion Administrative -
Direction des Services Techniques - Site de Coulommiers

1. Accueil des personnes
1.1 Assure un accueil physique adapté aux différents partenaires de l'institution (agents, fournisseurs, partenaires extérieurs, etc.) et valorisant l'image de l'institution auprès des différents interlocuteurs
1.2 Réalise un rôle d'interface entre les interlocuteurs et les décideurs institutionnels en apportant des éléments de réponse sécurisés, en prenant note des demandes et en les relayant, mais également en expliquant avec tact l'indisponibilité des directions sollicitées
1.3 Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers l'interlocuteur qualifié ou habilité à délivrer l'information.
1.4 Analyse l'importance et l'urgence de la demande et le cas échéant prend des initiatives dans un cadre sécurisé, en respect des limites de sa fonction et en informant systématiquement et dans les meilleurs délais les personnes ressources concernées
1.5 Respecte scrupuleusement le secret professionnel inhérent à son métier et veille à ne pas laisser filtrer d'informations qu'elle détient au titre de son positionnement au sein de l'institution
1.6 Supervise le confort et l'hygiène des espaces d'accueil pour garantir une expérience positive aux visiteurs.

2. Gestion des stocks de produits, de matériel, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
2.1 Gère les stocks de consommables inhérents à son activité de secrétariat pour le service technique, estime les besoins en réassort, passe les commandes dont elle assure le suivi, la réception et le contrôle qualité

3. Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisés

3.1 Assure la logistique inhérente aux différentes réunions et événements institutionnels
3.2 Gère le planning de réservation des salles et/ou procède aux réservations des salles requises pour la tenue des événements organisés par l'établissement
3.3 Planifie les interventions des services techniques, en coordonnant les équipes et les prestataires externes.

4. Prise de notes, frappe et mise en forme de documents

4.1 Emet des propositions de rédaction relatives à son domaine d'activités (procès verbaux, compte-rendu de réunion, courriers, etc.)
4.2 Réalise la frappe des différents documents relatifs à son domaine d'activité.
4.3 Assure la transmission des documents qu'elle formalise aux principaux acteurs concernés, organise le circuit des documents et s'assure de leurs retours (courriers, etc.) dans les délais impartis et selon le formalisme requis.

5. Prise de rendez-vous / gestion des agendas

5.1 Consulte les agendas et/ou l'agenda partagé afin de renseigner les interlocuteurs sur les possibilités de rendez-vous et planifie le rendez-vous en lien avec les acteurs concernés
5.2 Actualise autant que de besoin l'agenda et informe systématiquement l'ensemble des acteurs concernés

6. Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

6.1 Assure un accueil téléphonique adapté aux différents partenaires de l'institution (agents, fournisseurs, partenaires extérieurs, etc.) permettant l'identification et la valorisation de l'institution et du service.
6.2 Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers l'interlocuteur qualifié ou habilité à délivrer l'information
6.3 Synthétise les informations pertinentes et prioritaires à transmettre à un interlocuteur absent et s'assure de leur bonne réception.
6.4 Assure la gestion des courriels en priorisant l'importance et/ou l'urgence.
6.5 Tient à jour le registre des documents reçus au secrétariat de Direction
6.6 Suit, rédige et transmet en s'assurant que les partenaires internes concernés en soient informés lorsque la situation le nécessite.

7. Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

7.1 Prépare et reproduit les documents de travail nécessaires aux différentes réunions institutionnelles conformément aux obligations réglementaires et aux règles institutionnelles de présentation et de composition des documents.
7.2 Assure la diffusion des documents reproduits aux différents acteurs concernés (internes, externes, membres des instances et tutelles) dans les délais impartis par la réglementation en vigueur ou demandé par la direction de l'établissement, en recourant au mode de diffusion défini (mail, courrier postal, courrier déposé...)

8. Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusions, archivage)
8.1 Enregistre informatiquement le courrier entrant et sortant et gère les flux de courrier et d'information en provenance ou à destination de la Direction
8.2 Emet des propositions de courrier de réponse qu'elle soumet à la validation de sa hiérarchie
8.3 Tient à jour le parapheur des signatures et s'assure de son circuit et de sa bonne utilisation par la direction
8.4 Assure la diffusion des courriers et informations aux différents destinataires
8.5 Organise l'archivage de l'ensemble des documents traités de sorte à faciliter la recherche et l'extraction des données demandées par les différents acteurs internes et/ou externes à tout moment.
8.6 S'assure de posséder l'intégralité des informations nécessaires à la reproduction des documents et dossiers demandés.
8.7 Reproduit les dossiers administratifs relevant de son domaine de compétences conformément aux règles institutionnelles de présentation et de composition des documents.
8.8 Diffuse les documents reproduits aux différents acteurs internes indiqués par la direction de l'établissement, en recourant au mode de diffusion défini (mail, courrier postal, courrier déposé, etc.).
8.9 Organise l'archivage de l'ensemble des documents qu'elle traite, dans le respect des bonnes pratiques d'archivage et de sorte à faciliter la recherche et l'extraction des données demandées par les différents acteurs internes et/ou externes à tout moment.

9. Analyse du contexte et priorisation des actes de secrétariat (AJOUT)

9.1 Etablit des liens entre les demandes qui lui sont faites et le contexte et les priorités institutionnelles et réagit de manière adaptée aux enjeux stratégiques de l'établissement et aux exigences du Directeur
9.2 Sollicite la Direction afin de mieux percevoir et comprendre une réalité, un enjeu, une exigence institutionnelle et s'assure auprès de sa hiérarchie de la meilleure manière de prioriser l'ensemble de ses actes professionnels au regard du contexte global

10. Gestion de la relation avec les partenaires externes / internes (AJOUT)

10.1 Développe avec les partenaires internes une relation professionnelle de qualité permettant une collaboration efficace
10.2 Entretient avec les partenaires externes une relation professionnelle permettant la valorisation de l'image de l'établissement et le travail en confiance

11. Gestion Administrative et Suivi des Données (AJOUT)
11.1 Gère les données administratives relatives aux services techniques : collecte, saisie, mise à jour, et archivage, en respectant les normes institutionnelles.
11.2 Tient à jour les outils de suivi (tableaux de bord, registres d'interventions, suivi des commandes et des stocks) pour répondre rapidement aux demandes des différents sites.
11.3 Garantit la confidentialité des informations administratives et veille au respect des règles de traitement des données.

12. Gestion des Commandes et Liquidations (AJOUT)

12.1 Établit les commandes nécessaires au fonctionnement des ressources techniques.
12.2 Suit l'intégralité du processus de commande : réception, contrôle qualité, gestion des éventuelles non-conformités, et suivi des réclamations.
12.3 Procède à la liquidation des factures et assure la traçabilité complète des flux financiers.
12.4 Maintien des relations régulières avec les fournisseurs pour garantir le respect des délais et la qualité des prestations.

13. Respect des Règles de Confidentialité et du Secret Professionnel (AJOUT)

13.1 Respecte scrupuleusement le secret professionnel et veille à ne divulguer aucune information sensible liée aux travaux, commandes, ou documents traités.
13.2 S'assure que les documents sensibles sont archivés ou détruits selon les protocoles en vigueur pour éviter tout risque de divulgation.

14. Contrôle et Suivi des Prestataires Externes (AJOUT)

14.1 Supervise les interventions des prestataires externes sur les trois sites, en vérifiant la conformité des travaux réalisés avec les contrats en vigueur.
14.2 Documente et trace les actions réalisées par les prestataires, en s'assurant de leur alignement avec les besoins techniques de l'établissement.
14.3 Apporte un appui logistique ou administratif aux prestataires pendant leurs interventions si nécessaire.

15. Participation à la vie institutionnelle (AJOUT)

15.1 - Identifie le métier et les missions de chacun et participe activement au travail de l'équipe pluri- disciplinaire dans le respect de l'expertise de tous et la limite de ses propres compétences
15.2 - Participe activement à la vie du service et à la vie institutionnelle, notamment au travers de la présence aux réunions, de la participation aux groupes de travail et de réflexion auxquels il est convié
15.3 - Respecte systématiquement le secret professionnel et le devoir de discrétion requis dans la Fonction Publique Hospitalière
15.4 - Respecte le positionnement institutionnel de chaque acteur et notamment le lien hiérarchique sous l'autorité de laquelle il est placé
15.5 - Organise son travail et s'assure de maîtriser les compétences requises à son poste et identifie les moyens lui permettant de développer son degré d'autonomie