Assistant·e Administrative en Cabinet d'Architecture H/F - Villemard Associes

L'Atelier Villemard Associés recrute un ou une ASSISTANT/TE DE GESTION ADMINISTRATIVE.
Au sein d'une équipe dynamique, vous avez pour responsabilité de veiller au bon fonctionnement
courant de l'agence et au bien-être des salariés.

Missions :
- Accueil : assurer la permanence physique et téléphonique de l'agence
- Comptabilité : suivi de la comptabilité en relation avec le cabinet comptable externe et les
associés (paiement des factures, gestion de la trésorerie prévisionnelle, édition de notes
d'honoraires, relance impayés)
- Suivi général administratif de l'agence : gestion administrative des dossiers des salariés
(contrat, arrêt maladie, titres restaurants, note de frais) en lien avec le cabinet comptable externe
- Gestion des relations avec les organismes publics et privés (CIPAV, URSSAF, Mutuelle)
- Réponse aux appels d'offre (constitution de dossiers administratifs)
- Communication : mise à jour du site internet de l'agence (interphase simplifiée), mise en
page de documents de présentation
- Gestion des commandes et des fournitures
- Gestion du courrier
- Suivi des prestataires (Entreprise de ménage, informatique)

Profil recherché :
Polyvalent.e, rigoureux.se, très organisé.e, autonome, gestion des priorités
Respect de la confidentialité et discrétion
Maîtrise du Pack Office
Des bases en In design et Photoshop seraient appréciées
Bonne communication écrite et orale
1 à 2 années d'expérience souhaitée sur un poste similaire

Experience : 1 An(s) - poste similaire/architecture-BE

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Bonne communication écrite et orale, Expérience en agence d'architecture/bureau d'étude, Maîtrise du Pack Office

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.