Responsable Documentation Offres H/F - Alstom

À la tête des entreprises qui s'engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways jusqu'aux systèmes intégrés, services sur mesure, infrastructures, signalisation et solutions de mobilité numérique. Nous rejoindre, c'est rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de 80 000 personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entier.
Pourriez-vous être le/la Responsable Documentation Offres à temps plein que nous recherchons à La Rochelle (17) ? Il s'agit du centre mondial d'Excellence d'Alstom spécialisé sur la conception, la fabrication et la production de trains à grande vitesse et Tramway.

Votre futur rôle
Relevez un nouveau défi et mettez à profit votre expertise en gestion documentaire et appels d'offres dans un domaine de pointe. Vous travaillerez avec une équipe collaborative, rigoureuse et dynamique, et vous jouerez un rôle clé en garantissant la qualité et la conformité des documents tout au long du processus d'appel d'offres, depuis leur élaboration jusqu'à leur transfert vers les équipes projets.

Au quotidien, vous collaborerez étroitement avec des équipes multidisciplinaires (équipes d'appels d'offres, juridiques, commerciales, techniques), superviserez la gestion des échanges contractuels et optimiserez les processus documentaires grâce à des outils innovants comme l'Intelligence Artificielle.

Vous vous occuperez plus particulièrement de la gestion de la documentation client et interne, tout en assurant une transition fluide entre les phases d'appel d'offres et de projet. Vous jouerez également un rôle central dans la coordination des traductions documentaires et la gestion des échanges contractuels.Nous ferons appel à vous pour gérer :
La documentation envoyée au client :
o Définir les règles de production de la documentation (définition des modèles, codification et versionnage, instructions de rédaction, vérification, validation, distribution, stockage...)
o Consolider la liste des documents à livrer au client
o Définir et suivre le planning de production de la documentation
o Présenter les règles et le calendrier lors de l'atelier de lancement de l'appel d'offres (ATE)
o Suivre et s'assure que ces règles sont comprises et respectées par chaque auteur de document
o En collaboration avec l'équipe d'appel d'offres, signaler les documents à réviser, identifier les lecteurs et les binômes à impliquer pour chaque document et les alerte dès la session de lancement de l'appel d'offres
o Mettre en place et animer la gouvernance pertinente pour garantir la livraison de la documentation dans les délais et au niveau de qualité attendu
o Garantir la qualité attendue de la documentation en appliquant des contrôles de sélection, en organisant le processus de révision et en s'assurant que la validation interne des documents est effectuée avant soumission au client

La documentation interne de l'appel d'offres :
o Assurer l'enregistrement de la documentation de l'appel d'offres (interne et externe)
o Gerer et garantir l'utilisation des modèles standards pour les principaux documents internes de référence
o Assurer une transition fluide de la gestion documentaire entre les phases d'appel d'offres et de projet en déployant le journal des appels d'offres Alstom et en l'archivant à la fin de l'appel d'offres
o Superviser la traduction de la documentation, le cas échéant

Les échanges contractuels pendant les phases de négociation :
o Assurer l'enregistrement et le stockage des échanges contractuels avec le client et les tiers (le cas échéant), y compris les questions-réponses échangées tout au long du processus d'appel d'offres jusqu'à la signature du contrat
o Fournir des rapports et des indicateurs sur les échanges contractuels à l'équipe d'appel d'offres (y compris la gestion visuelle dans Obeya)
o Force de de proposition dans l'optimisation du coût et de la charge de production de la documentation d'offre au moyen de l'Intelligence Artificielle

Votre profil
Nous accordons plus d'importance à la passion et à l'état d'esprit qu'à l'expérience. C'est pourquoi nous n'attendons pas de vous que vous possédiez toutes les compétences. Nous avons plutôt dressé une liste de celles qui, selon nous, vous aideront à réussir et à vous épanouir dans ce rôle :

Diplôme d'ingénieur, école de commerce ou université (ou équivalent).

Expérience confirmée (3 à 5 ans minimum) en gestion documentaire et appels d'offres.

Excellentes capacités d'analyse, de gestion des priorités et d'influence.

Rigueur organisationnelle et souci du détail.

Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.

Compétence avancée dans l'utilisation de Word, Acrobat Reader, SharePoint et Teams.

Expérience avérée dans l'utilisation de l'intelligence artificielle.

Capacité à travailler dans un environnement collaboratif et multiculturel.

Ce que vous apprécierez Rejoignez-nous pour une nouvelle expérience de vie - le secteur ferroviaire est un secteur d'avenir, vous pouvez donc vous développer et acquérir de nouvelles compétences et expériences tout au long de votre carrière. Vous pourrez également :

Bénéficier de stabilité, de défis et d'une carrière à long terme sans routine quotidienne.

Travailler avec des équipes passionnées et engagées.

Collaborer avec des équipes transversales et des collègues qualifiés.

Contribuer à des projets innovants et ambitieux.

Utiliser notre environnement de travail flexible et digitalisé.

Orienter votre carrière dans la direction de votre choix à travers les fonctions et les pays.

Bénéficier de notre investissement dans votre développement, par le biais de programmes d'apprentissage primés.

Progresser vers des rôles à responsabilités accrues ou des expertises spécialisées.

Bénéficier d'un système de rémunération équitable et dynamique qui reconnaît vos performances et votre potentiel, ainsi que d'une couverture sociale complète et compétitive (assurance-vie, assurance-maladie, pension).

Il n'est pas nécessaire d'être un passionné de trains pour s'épanouir chez nous. Nous vous garantissons que lorsque vous monterez dans l'un de nos trains avec vos amis ou votre famille, vous en serez fier. Si vous êtes prêt à relever le défi, nous aimerions vous connaître !Important
En tant qu'entreprise mondiale, nous sommes un employeur qui prône l'égalité des chances et qui célèbre la diversité dans les 63 pays où nous sommes présents. Nous nous engageons à créer un lieu de travail inclusif pour tous.
Conformément à notre politique de diversité et d'inclusion, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Le site Alstom de La Rochelle est engagé dans une démarche de mobilité responsable pour ses salariés et met en place des actions concrètes en faveur du co-voiturage, des moyens de transport collectifs et de l'accès en vélo sur son site.