Sadm-Assistant Administratif Service Régional de l'Archéologie Site de Rouen H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Au sein d'une équipe de 20 personnes réparties sur deux sites, le(la) secrétaire administratif(ve) participe à la mise en oeuvre des missions du service régional de l'archéologie. Dans ce cadre, et sous l'autorité du conservateur régional de l'archéologie et du(de la) conservateur(trice) régional(e) adjoint(e) basé(e) sur le site de Rouen, il(elle) participera à la gestion administrative de l'archéologie préventive et assurera le secrétariat particulier du(de la) conservateur(trice) régional(e) adjoint(e).

Ses missions se déclineront de la manière suivante :

1. L'accueil téléphonique, la réservation des salles de réunion et des véhicules de service, et le secrétariat du(de la) conservateur(trice) régional(e) adjoint(e)

2. La participation à la gestion de l'archéologie préventive. La chaîne opératoire comprend des tâches successives précises, détaillées comme suit :
- Enregistrement des dossiers d'aménagement dans les applications métier ARP et PATRONUM, et transmission à l'agent en charge de la gestion administrative et scientifique des dossiers, pour examen; gestion des renonciations dans PATRONUM ;
- Accusés de réception des dossiers;
- Édition, relecture et correction des arrêtés de prescription de diagnostics-fouilles;
- Courriers de notification et envoi des arrêtés de prescription de diagnostics-fouilles aux aménageurs, services instructeurs, opérateurs, mairies...;
- Courriers de validation des projets d'intervention des opérateurs;
- Enregistrement des conventions de diagnostic;
- Arrêtés de désignation des responsables d'opérations et courriers de notification aux responsables d'opérations, opérateurs et aménageurs;
- Autorisations de fouilles préventives et courriers de notification aux responsables d'opérations, opérateurs et aménageurs;
- Réception et enregistrement des rapports d'opérations dans l'application ARP;
- Accusés de réception des rapports conformes aux opérateurs;
- Courriers de transmission des rapports aux aménageurs;
- Numérisation des arrêtés;
- Envoi des arrêtés de diagnostic et de fouille sur la plateforme destinée aux opérateurs.

3. Autres :

Suivi de la circulation de tous les documents administratifs (circuits de signature entre les sites de Rouen et de Caen.

Gestion et suivi des dossiers permettant la perception de la redevance d'archéologie préventive sur l'ensemble de la région Normandie, en liaison avec les agents prescripteurs et en lien fonctionnel avec la cellule financière (suivi des recouvrements); outils utilisés pour cette mission : application RAP, saisie/validation des fiches-navettes via Chorus-Formulaires.

Rédaction ponctuelle de comptes-rendus de réunions (en alternance avec les autres agents administratifs).

Tri et archivage des dossiers d'archéologie préventive.

Remplacement des collègues lors des périodes de congés pour le suivi de l'archéologie préventive et de l'accueil.

Compétences techniques :
- Maîtrise des logiciels de traitement de textes et de tableurs : maîtrise
- Connaissance des techniques d'archivage : pratique
- Maîtrise des applications informatiques : maîtrise
- Adaptation à l'environnement juridique et aux procédures en archéologie : maîtrise

Savoir-faire :
- Polyvalence avec les autres agents administratifs du service régional de l'archéologie
- Adaptation aux différents interlocuteurs (agents du service régional de l'archéologie, autres personnels de la DRAC, visiteurs extérieurs)
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- Savoir filtrer et orienter les informations
- Actualiser régulièrement ses compétences

Savoir-être (compétences comportementales) :
- Curiosité intellectuelle
- Réactivité
- Rigueur et méthode
- Sens de l'organisation
- Autonomie
- Sens du travail en équipe