Chargé d'Accueil État Civil et Citoyenneté - Commune de Pau H/F - Fonction publique Territoriale
- Pau - 64
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
La Ville de Pau recherche pour sa Direction Accueils, modernisation et citoyenneté, un Chargé d'accueil état civil et citoyenneté (H/F).Basé(e) à Pau, vous serez présent sur les canaux physique, téléphonique et dématérialisé, en accueillant, renseignant et orientant les usagers du service État civil et Citoyenneté, tout en assurant le traitement et la prise en charge des prestations et dossiers ayant une technicité.
Activités principales du poste :Titres d'identité - Accueil- Accueillir, renseigner et orienter les usagers à l'accueil, aux guichets et au téléphone- Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives -Assurer la transmission des dossiers en cours aux autres agents- Prendre les RDV sur ORION-Renseigner sur les procédures (démarches en ligne en priorité) et sur les dossiers (pièces à fournir...), remettre dossier-Contrôler le caractère complet des dossiers de CNI et passeports-Préparer les remises de titresAu guichet-Enregistrer les demandes, remettre les titres, assurer le suivi des dossiers (recueils)- Remettre les livrets famille / réceptionner les dépôts des livrets de famille. Classement / cahier avec signature- Remettre / réceptionner les dossiers élections - mariages, renseigner sur ces dossiers- Réguler les flux- Assurer la maintenance de la borneen lien avec l'administrateur fonctionnelÉtat CivilEn front office :
-Accueillir en présentiel et renseigner en présentiel et au téléphone les usagers pour les naissances et décès sur les différents sites : Mairie de Pau, Centre hospitalier et polyclinique de Navarre et au téléphone-Vérifier les prises de rendez-vous en ligne sur le logiciel métier-Vérifier les pièces justificatives et enregistrement des reconnaissances, déclarations de naissances et de décès-Renseigner le cahier de suivi des naissances et décès sur chacun des sites-Assurer l'enregistrement des conclusions de PacsEn Back Office :
-Précéder à toutes les tâches succédant la création d'un acte d'état civil (ouverture ou mise à jour d'un livret de famille, transcription des naissances, apposition des mentions, courriers divers)-Traiter les demandes de rectification-Publier la liste hebdomadaire des naissances et décès-Traiter les demandes via Comedec (Communication électronique des données d'état civil)-Procéder au modifications et dissolutions de Pacs-Traiter et suivre les demandes de duplicatas de livrets de famille.Activités secondaires du poste :
- Assurer les célébrations de mariages - Participer à la formation (tutorat) des autres agents- Participer aux missions ponctuelles d'organisation des scrutins électoraux- Contribuer au suivi de la qualité du service rendu à l'usager
Le profil recherché
Formation et qualifications nécessaires : délégations nécessaires à toutes les formalités Citoyenneté.Compétences générales (savoir-faire et savoir-être) :Savoir-faire :
- Capacité à travailler en équipe- savoir prioriser et gérer l'urgence- faire preuve de neutralité- s'exprimer clairement- être à l'écoute et savoir reformuler les demandes- rigueur- confidentialitéSavoir-être :
- Sens du service public- accueillir avec courtoisie différents publics- savoir gérer ses émotions - savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions- discrétion- capacité à s'adapter- adopter une tenue correcte?·Horaires : 37H30 du lundi au vendredi (Horaires fixes avec plannings préétablis) -Permanences pour les mariages le samedi