Secrétaire Pédagogique - Iut H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le(la) secrétaire pédagogique assure le fonctionnement, la gestion et le suivi administratif des formations de l'unité académique dans laquelle il/elle est affecté(e). il/elle exerce son activité sous l'autorité hiérarchique directe de la responsable des secrétariats pédagogiques.

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure.

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...).

Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser. Retranscrire des informations orales à l'écrit.

Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité.

Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.

Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes pédagogiques.

Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.

Classer et archiver des documents.

Assurer la gestion des DS.

Maîtriser les logiciels liés à la fonction (ou accepter de se former).

COMPETENCES PRINCIPALES :

Connaissances et compétences opérationnelles :

Environnement et réseaux professionnels

Techniques d'élaboration de documents

Techniques d'accueil téléphonique et physique

Techniques de communication

Accueillir et prendre des messages

Accueillir les populations concernées

Enregistrer et classer les documents

Rédiger des rapports ou des documents

Savoir rendre compte

Travailler en équipe
Afficher la suite
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Scodoc, VT, Pégase, etc)

Utiliser les outils bureautiques

Maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit

Compétences comportementales :

Sens de l'organisation

Réactivité

Sens relationnel

Rigueur

Capacité à gérer les conflits

Appétence pour le travail en équipe