Adjoint Administratif en Ressources Humaines H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales :

· Gestion administrative des personnels (enseignants chercheurs et du second degré titulaires et contractuels, BIATSS et chargés d'enseignement vacataires) via l'outil SAGHE.

· Gestion des services d'enseignement (enseignants, vacataires, BIATSS, doctorants, conférenciers...)

· Secrétariat lié aux tâches administratives et de gestion courante - Accueil physique et téléphonique.

Mission 1 : Gestion administrative des personnels : enseignants chercheurs et du second degré titulaires et contractuels, BIATSS et chargés d'enseignement vacataires

· Activité 1-1 : Participer à la gestion administrative du recrutement des personnels enseignants : 2nd degré et enseignants chercheurs

· Activité 1-2 : Participer à la gestion administrative de l'avancement des enseignants du 2nd degré et des enseignants chercheurs

· Activité 1-3 : Participer à toutes les opérations de gestion administrative des personnels BIATSS dont les campagnes d'avancement par tableau d'avancement et liste d'aptitude

· Activité 1-4 : Constituer des sources documentaires

· Activité 1-5 : Savoir communiquer avec les différents interlocuteurs

· Activité 1-6 : Préparer des éléments et des données pour la réalisation de supports nécessaires aux réunions et/ou commissions

· Activité 1-7 : Participer aux opérations en lien avec les campagnes d'emplois

Mission 2 : Gestion des services d'enseignement (enseignants, vacataires, BIATSS, doctorants, conférenciers, etc.) via l'outil SAGHE

· Activité 2-1 : Gérer les services d'enseignement : prévisionnel et réalisé

· Activité 2-2 : Gérer les dossiers des chargés d'enseignement vacataires : dématérialisation, notes organisationnelles

· Activité 2-3 : Prendre en charge les heures d'enseignement des enseignants permanents et des chargés d'enseignement vacataires ainsi que la saisie des référentiels - ensemble des sites de l'IUT du Limousin

· Activité 2-4 : Constituer et mettre à jour des bases de données nécessaires à la direction en vue du pilotage de la composante.

Mission 3 : Secrétariat lié aux tâches administratives et de gestion courante - Accueil physique et téléphonique

· Activité 3-1 : Effectuer les tâches liées à un secrétariat de service : courrier, courriel...

· Activité 3-2 : Accueillir et informer

· Activité 3-3 : Classer et archiver

· Activité 3-4 : Constituer des fichiers et bases de données

· Activité 3-5 : Editer et diffuser les documents, notes...

· Activité 3-6 : Informer l'ensemble des personnels

Savoirs :
- Prendre connaissance des textes réglementaires liés à ces différentes missions
- Connaître l'organisation permettant la prise en charge de ces fonctions du début à la fin du déroulement des opérations
- Avoir des qualités de rédaction et de présentation administrative
- Connaître la réglementation correspondante et l'utilisation du logiciel SAGHE

Savoirs Faire :
Afficher la suite
- Savoir utiliser SharePoint UL / IUT / ayant trait à la partie RH
- Savoir utiliser, en consultation, le logiciel de gestion des personnels : MANGUE
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Avoir une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et des technologies d'information et de communication
- Maîtriser l'archivage et le classement

Savoirs Etre :
- Savoir travailler aussi bien en équipe qu'en autonomie
- Prendre des initiatives
- Bonne communication pour informer et retransmettre les informations
- Rigueur et sérieux
- Savoir gérer les aléas et imprévus
- Discrétion et confidentialité
- Sens du service public et disponibilité

Savoir travailler en autonomie tout en respectant les consignes hiérarchiques