Gestionnaire du Service de la Recherche H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Sous l'autorité direct du responsable du service de la recherche, le gestionnaire assiste et appuie ce dernier dans l'exercice de ses missions, dans un contexte de fort développement des activités de recherche, favorisé par l'intégration de Paris-Malaquais comme établissement-composante de l'université PSL.

A ce titre, il exerce les missions suivantes :

Contribuer au pilotage du service de la recherche :

Assurer les fonctions supports nécessaires à la valorisation de la recherche à l'école (alimentation et enrichissement des tableaux de bord, calendriers, outils de communication, diffusion des appels à communication, interface avec le service communication autour des actions en cours, aide à la valorisation, mise à jour de l'onglet recherche du site internet)
Assurer le suivi des indicateurs de performance du service (en cours d'élaboration)
Participer à l'élaboration des outils « métier » et des supports de présentation et de communication à destination de différents publics (chercheurs, partenaires)
Participer à l'organisation des diverses commissions de la recherche (Commissions internes, SACRe)
Contribuer à l'archivage des données de la recherche, en lien avec le service de la bibliothèque

Contribuer à l'organisation et la tenue des activités et des événements liés à la recherche :

Participer à l'organisation des événements : journées de la recherche, séminaires, colloques.
Assurer le suivi logistique des activités de la recherche (réservations et aménagement des salles, invitations et accueil, affichage, commandes...)

Assurer la gestion administrative de l'activité des trois laboratoires de l'établissement :

Assurer la gestion administrative des dépenses et des recettes liées aux conventions financières
Assurer la liaison administrative avec le service RH pour la constitution et le suivi des contrats de vacation et les stages
Assurer le suivi budgétaire avec les services de PSL (Armines notamment) et les projets portés par les laboratoires

Assurer la gestion administrative des doctorants en lien avec les deux écoles doctorales de rattachement (établissement composante PSL) :

Suivre les dossiers d'inscription et de réinscription (en lien avec le service des inscriptions de la Direction de la pédagogie)
Assurer l'interface entre le ministère et les écoles doctorales tout au long de l'exécution des contrats doctoraux
Assurer le suivi administratif et financier de l'organisation des soutenances de thèses et la participation à leur organisation pratique (invitations, réservation de salles...)
Assurer suivi financier et RH des contrats doctoraux en lien avec le responsable du service recherche, le service financier et les écoles doctorales.
Accompagner le responsable du service durant la campagne des contrats doctoraux (interface administrative entre le ministère et les écoles doctorales).
Contribuer au bilan annuel du suivi des doctorants (volet statistique)
Mettre à jour les logiciels utilisés par le service.

Niveau d'expérience minimum requis : 2 à 5 ans d'expérience professionnelle minimum.

De préférence dans le secteur de l'enseignement supérieur ou dans une structure liée à la recherche

Niveau d'études/diplômes requis : Bac +2

Compétences techniques :

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur
Connaissance du fonctionnement de la recherche publique et du doctorat, de l'environnement et des réseaux professionnels
Mode de fonctionnement des administrations publiques
Notions de finances publiques
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratif (office 365, Teams, SharePoint, Resana)
Une connaissance des logiciels Taïga, ADUM et du logiciel de gestion financière PEP serait un plus.
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Savoir-faire :

Gérer un budget
Alimenter des outils de reporting
Tenir à jour des tableaux de bord
Etablir des relations et des partenariats de travail
Rédiger un rapport, un document, une présentation adaptée au public ciblé

Savoir être :

Autonomie / Confiance en soi
Sens de l'organisation
Travail en équipe
Travail en mode projet
Adaptabilité, et gestion des urgences/impondérables
Sens aigu du service public.
Rigueur et travail avec méthode y compris dans l'exécution.
Ecoute et maîtrise de soi (savoir faire preuve de diplomatie)
Sens de la discrétion et respect de la confidentialité.

Langues :

Très bonne maîtrise de la langue française (écrit et oral).
Maîtrise de l'anglais souhaité, niveau B1.