Secrétariat Services Techniques - Mairie de Ceret H/F - Fonction publique Territoriale

Accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir et renseigner les administrés sur place ou par téléphone
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Réceptionner les réclamations et demandes des administrés et en rendre compte au Directeur des Services Techniques

Participation dans l'organisation de la vie professionnelle du Directeur du Pôle Cadre de Vie- Planification et suivi de l'activité des Services Techniques :
Gérer les agendas
Réceptionner les demandes et assurer la gestion des prises de rendez-vous
Rappeler des informations et transmettre des messages
Renseigner des tableaux de suivi des activités de la Direction
Assurer l'organisation logistique des réunions et missions (réservations, convocations, tenue des listings...)
Utiliser des logiciels et progiciels de demandes de travaux et doléances,
Réceptionner les déclarations de brûlage et les transmettre au Service Départemental d'Incendie
Effectuer et gérer avec l'équipe concernée les interventions de dératisation, désinfections et traitements spécifiques des végétaux, traitements termites
Saisir les bons de commandes
Assurances (gérer les sinistres)
Arrêtés ERP, demande d'alignement, création d'accès
Toutes tâches liées aux services techniques

Réalisation et mise en forme de documents - Traitement des dossiers
Rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs relatifs aux dossiers suivis par la Direction :
o Courriers, mails
o Ordres de mission du personnel
o Notes de service
o Fiches de travaux
Rechercher, hiérarchiser selon les priorités et diffuser des informations
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Photocopier et assembler des documents
Organiser le classement et l'archivage de dossiers
Assurer la gestion des parapheurs de la Direction
Préparer des dossiers avant des réunions

Sous l'autorité du directeur du pôle cadre de vie, recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services techniques. Apporter une assistance administrative au directeur de pôle, aux responsables opérationnels dans la gestion et le suivi de dossiers techniques.

Discrétion professionnelle, et sens du service public.
Poste de catégorie C à temps complet.