Adjoint Administratif - Secrétariat de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Assurer l'accueil, le renseignement, le secrétariat pour le compte de la direction et effectuer une diversité d'opérations administratives de gestion courante et spécifiques.

Poste rattaché dans l'organigramme aux services généraux.

Mission 1 : Secrétariat de direction - tâches administratives et de gestion liées à la fonction
- Saisir, mettre en forme, initier les signatures, éditer des documents divers et les diffuser (courrier, rapports, comptes-rendus de réunion...)
- Traiter des dossiers ponctuels
- Classer et archiver sous format numérique ou papier
- Assurer la logistique administrative des réunions, conseils, colloques...

Gérer les agendas et dossiers spécifiques de l'activité de direction

Mission 2 : Secrétariat de direction - communication en interne et en externe
- Accueillir, orienter et transmettre les informations liées à la direction

Accueillir, orienter, informer et contribuer à entretenir les relations avec les partenaires de la direction

Mission 3 : RH- Finances - Missions et états de frais (logiciel SIFAC)
- Saisir les ordres de mission des personnels et élèves pour leur collaboration occasionnelle au SP

Liquider et mandater les états de frais

Mission 4 : Evénementiel - Service Général : Gestion administrative des mises à disposition des locaux
- Répondre aux demandes d'information des divers publics relatives à l'organisation d'événements externes
- Participer à la préparation de l'organisation, assurer la visite des locaux

Etablir les conventions, les déposer dans l'application GEIDE, en assurer le suivi

Mission 5 : Scolarité Gestion administrative des déplacements élèves dans les forums et salons
- Accueillir les élèves et saisir des données dans la base de scolarité JAZZ
- Gérer les déplacements : OM et états de frais dans le cadre de leur collaboration occasionnelle au Service Public.

Savoirs :
- Organisation du système éducatif
- Environnement professionnel : organisation et fonctionnement de l'EPSCP et de la composante
- Techniques du secrétariat, normes de présentation administrative
- Techniques de communication écrite et orale
- Culture internet

Savoirs Faire :
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer, mettre en forme et classer des documents
- Utiliser les outils de l'environnement bureautique
Afficher la suite
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Structurer son travail, savoir planifier et respecter les délais
- Savoir gérer les aléas ou situations imprévues
- Travailler en équipe

Savoirs Être :
- Sens de l'organisation
- Capacité d'adaptation
- Réactivité
- Rigueur/ Fiabilité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité