Adjoint Administratif en Scolarité H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le service scolarité est composé de 3 agents en plus du chef de service. L'agent est placé sous l'autorité du chef de service.

Missions principales :

· Gestion administrative des étudiants

· Gestion des jurys de diplômes

· Mise à jour de l'offre de formation de l'IUT

· Accueil et information

· Autres missions administratives

Mission 1 : Gestion administrative des étudiants : candidatures, inscriptions, transferts de dossiers, remboursements, édition des diplômes

· Activité 1 Réaliser, contrôler les inscriptions administratives et vérifier les dossiers

· Activité 2 Contrôler les dossiers de recrutement des licences professionnelles sur la plateforme e-candidat Activité 3 Paramétrer et assurer le suivi des candidatures :
- Parcoursup (plateforme candidature BUT 1ères années) ; - Etudes en France (Plateforme candidatures des étudiants internationaux)

· Activité 4 Effectuer les remboursements des droits d'inscription sur APOGEE

· Activité 5 Editer et vérifier les états comptables des encaissements des droits d'inscriptions et des remboursements dans APOGEE (caissier comptable)

· Activité 6 Editer les attestations de réussite et les diplômes

Mission 2 : Gestion des jurys des BUT et des Licences Professionnelles

· Activité 1 Préparer et organiser les jurys de semestre de BUT et de délivrance des diplômes des Licences Professionnelles et des jurys VES (convocations, collecte et compilation des documents)

Mission 3 : Offre de Formation de l'IUT

· Activité 1 Mettre à jour l'offre de formation de l'IUT sur le logiciel SOF

Mission 4 : Accueil et information

· Activité 1 Accueillir et informer les usagers et traiter en priorité les problématiques particulières (réorientations, démissions, recours, impayés, changement de statut, etc.)

Mission 5 : Autres missions administratives

· Activité 1 Rédiger des documents administratifs

· Activité 2 Assurer le classement et l'archivage

· Activité 3 Appliquer et participer à l'actualisation des procédures
- Activité 4 Participer aux tâches collectives du service, Journées Portes Ouvertes, etc.

Savoirs :
- Connaître le système universitaire, l'organisation de l'IUT et des services centraux de l'université.
- Connaître la réglementation régissant l'organisation des études et le droit applicable en matière de formation.
- Niveau confirmé pour les outils de bureautique : Pack Office, publipostage.
- Logiciels métiers (APOGEE, Parcoursup, E-candidat, Etudes en France, SOF, SharePoint).

Savoirs Faire :
Afficher la suite
- Sens de l'organisation et de l'anticipation.
- Savoir communiquer.
- Savoir ordonner et archiver les documents pédagogiques et administratifs.

Savoirs Être :
- Travailler soigneusement et avec minutie.
- Être rigoureux et respecter les procédures et les calendriers.
- Savoir travailler en équipe.
- Savoir hiérarchiser les demandes par ordre de priorité.
- Faire preuve de capacité d'adaptation.
- Discrétion.