Assistante de Direction - Secrétaire DRH H/F - Fonction publique Hospitalière

Identification du poste

Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et la tenue de l'agenda. Gestion des communications téléphoniques et des rendez-vous liés au service et suivi des dossiers.

Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation des réunions...).

Rédiger le procès-verbal du CSE et de la CME, préparer les dossiers des instances.

Sous la responsabilité du Directeur des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, des attachées d'administration chargées des affaires médicales et des ressources humaines.

· Niveau de formation requis : Diplôme Assistante de Direction

· Statut : CDD

· Temps de travail : Temps plein (100%), du lundi au vendredi : 8h30 à 16h

· Rémunération : 2190€ Brut/mensuel

· Localisation : Service DRH, Hôpitaux Drôme Nord, site de Romans sur Isère

· Poste disponible à partir du 01/09/2025

Missions :

· Gérer l'accueil physique et téléphonique des agents (médecins, professionnels de santé...),

· Assurer la prise de rendez-vous / gestion des agendas du directeur adjoint et de la direction,

· Gérer l'organisation et la tenue des instances DRH - DAM (CSE et CME),

· Organiser des réunions, événements, commissions, préparation des dossiers afférents et rédaction des comptes rendus,

· Préparer et organiser la commission de promotion de l'engagement collectif,

· Assurer le traitement des courriers et courriels, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et gestion des parapheurs,

· Traiter et analyser les appels téléphoniques avec transfert direct ou prise de messages,

· Réaliser des échanges réguliers avec les Organisations Syndicales, gestion de la grève et production des statistiques,

· Enclencher les contrôles médicaux,

· Réaliser le suivi des stagiaires écoles (conventions de stage, instruction des dossiers...),

· Réaliser la prise de notes, frappe et mise en forme des documents sous Word, Excel, Power Point,

· Assurer la reproduction et diffusion de documents, de dossiers,

· Référent Télérecours - tribunal administratif (réception et dépôt des documents),

· Référent Bluekango pour la publication des documents RH & AM,

· Assurer la gestion des stocks de fournitures et de matériels dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relances commandes...)

Savoir-faire/être :

· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

· Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

· Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez vous

· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
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· Rédiger et mettre en forme des notes, des comptes rendus de réunion / instance, documents, et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence

· S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes

· Travailler en équipe pluridisciplinaire

· Utiliser les outils informatiques / Technologiques d'Information et de Communication (TIC)