Assistant·e Administratif·ve - Vidauban H/F - Fonction publique Territoriale

Commune chef-lieu de canton de plus de 13 000 habitants, située entre Verdon et Golfe de Saint-Tropez, la mairie de Vidauban compte 190 agents municipaux, et recherche un.e assistant.e administratif.ve, à temps complet.

Sous l'autorité du Responsable du Pôle Jeunesse, vous assurer l'inscription des enfants dans les établissements scolaires et sur les structures périscolaires (étude surveillée, accueil périscolaire, restauration, Accueil de Loisirs).
Régisseur régie unique scolaire, ALSH et suppléante régie spectacle.

En charge de la gestion administrative et de la régie unique scolaire, ALSH et spectacle de la commune. Elle assure aussi le suivi des dossiers scolaires et périscolaires (étude surveillée, accueil périscolaire, restauration, Accueil de Loisirs)

Assurer les inscriptions scolaires et les inscriptions aux Accueils de Loisirs et les tâches administratives courantes :

- Constituer les dossiers d'inscription scolaire, périscolaire et extrascolaire.
- CAF pro
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : orientation des appels, renseignements
- Correspondance parents par mail ou portail famille
- Gestion des dérogations
- Gérer des dossiers de restauration (Classement, suivi, archivage... des dossiers)
- Assurer la rédaction et la mise en forme de documents (courriers, notes...)
- Suivre le circuit administratif : parapheur (validation, signature, expédition)
- Vérifier et mettre à jour les tableaux de bord :
- Listings scolaires, pointage tablette,
- Recensement des demi-pensionnaires, études surveillées, Accueils périscolaires,
- Dérogations,
- PAI,
- Menus.
- Gérer le courrier : réception / envoi du courrier
- Attestation prise en charge ODELVAR
- Classement archives /photocopies

Effectuer les facturations et Contrôler les encaissements des régies attribuées :

- Veiller à la sécurité et à l'ouverture de la régie (gestion du coffre, versement des fonds au Trésor Public, etc.)
- Encaissements des produits liés à la facturation de la Régie Unique (Etude surveillée, Restauration scolaire, Accueil périscolaire), de l'Accueil de loisirs et mandataire du régisseur du spectacle.
- Suivi des comptes DFT
- Travaille en collaboration avec le trésor public et la comptabilité
- Gestion des impayés.

Maitriser le logiciel CIRIL :

- Paramétrage logiciel CIRIL
- Enregistrement dossiers famille
- Inscription restauration et Accueil de loisirs
- Facturation
- Pointage
- Portail famille : correspondance avec les parents, validation des inscriptions.

Formations nécessaires à minima :
Statut de la FPT
Sans qualification

Formations spécifiques :
Maîtrise bureautique et informatique (Word et Excel, CIRIL, outlook)

Connaissances techniques :
Secrétariat comptable et régies

Qualités requises :
- Sens relationnel et accueil du public, discrétion, diplomatie et disponibilité.
- Capacité d'organisation, de méthode, de travail en transversalité.
- Polyvalence.
- Connaissance de l'environnement institutionnel.
- Esprit d'équipe et capable d'autonomie dans le travail.
- Ponctuelle et assidue.
- Orthographe et présentation irréprochable.

Sujétions particulières liées au poste :
Fonction Polyvalente.
Emploi du temps : horaires réguliers
Disponibilité.

Accueil :
Sens du service public et des réserves qu'il impose.
Tenue correcte