Secrétaire Pédagogique H/F - Universite D'orleans

Mission

Au sein de Polytech d'Orléans présent sur le campus d'Orléans, votre mission consiste à veiller à l'application des actes de gestion administrative et gérer les affaires courantes du Master in Automotive Engineering for Sustainable Mobility(AESM), master cohabilité avec l'Institut Supérieur de l'Automobile et des Transports (ISAT= de Nevers).

Activités principales

Apporter une assistance pédagogique au responsable :

assurer le lien avec l'IDF pour les cours de français,
suivre les dossiers des enseignants vacataires,
faire le lien avec l'ISAT de Nevers pour la coordination des cours et le suivi du dossier pédagogique de l'élève.
Assembler la carte pédagogique (fiches modules) et la transmettre à la direction des études pour établir les emplois du temps,
collecter et préparer les fiches de séquençages,
suivre les emplois du temps, vérifier les services d'enseignement, collecter les notes et organiser le jury en lien avec le service scolarité.
Organiser et participer aux différents déplacements dans le cadre du Master.
Aider les étudiants à rédiger leur demande de stage, lettre de motivation.
Préparer l'arrivée des futurs étudiants.

Accompagner les étudiants étrangers dans leurs démarches administratives (demande de bourses, visa, logement, CAF, sécurité sociale etc.) :

Assurer leur accueil, leur installation, leur diffuser les informations de la vie courantes, leur apporter une aide dans leur quotidien. Aider les étudiants à rédiger leur demande de stage, lettre de motivation.
Envoyer et vérifier le lien Move On pour les pré-inscriptions.

Gestion financière :

Gérer le compte budgétaire des formations en lien avec le service financier.
Réserver les hébergements et les transports.
Répondre aux demandes des candidats,

Préparer l'examen des dossiers de candidature,
Participer aux commissions de recrutement en lien avec l'ISAT de Nevers,
Envoyer les lettres d'offres, d'admission, ou de non acceptation aux candidats,
Monter et valider les dossiers d'inscription avec le service de scolarité.

Assurer la communication :

Validation et traduction des vidéos, et coordination avec le CREAM,
Mettre à jour les pages internet, plaquette AESM.
Préparer la remise des diplômes.
Suivi les anciens via les réseaux sociaux.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Maîtrise de la langue anglaise, Maitriser l'environnement bureautique, Travailler en lien avec différentes structures, Capacité d'écoute et Réactivité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.