Assistant Opérationnel·le H/F - Etablissement Public Foncier et D'amenag

La raison d'être de l'EPFAM est d'aménager, aux côtés des collectivités territoriales de Mayotte, un territoire soutenable, alliant la ville désirable, l'agriculture diversifiée, et des espaces naturels préservés. L'EPFAM est en pleine phase d'essor et pilote à ce jour diverses études stratégiques et une douzaine d'opérations
d'aménagement (écoquartiers, opérations de requalification urbaines, zones d'activités, zone écotouristique, pôles agricoles, etc.).

Rejoindre l'EPFAM, c'est agir concrètement pour Mayotte, en contribuant au développement d'un territoire qui fait face à des défis urbains, sociaux et économiques majeurs. C'est participer à une mission enrichissante d'intérêt général et avoir un travail qui fait sens.

L'EPFAM recherche un/une assistant(e) opérationnel(le) en CDI, qui aura la charge d'assister les chargés d'opérations dans la conduite des projets d'aménagement urbain et des prestations foncières que l'Établissement conduit sur le département de Mayotte.
Sous la responsabilité conjointe du Directeur de le Stratégie et des Opérations (DSO) et du Directeur du Pôle OIN, vous secondez les chargés d'opérations de la DSO et de la DIN dans leurs missions quotidiennes et contribuez au bon déroulement des projets. Vous assurez principalement :

1) Le secrétariat des chargés d'opérations :
- Gestion et suivi des agendas, du courrier, des appels, organisation et comptes-rendus de réunions ou événements, saisie et mise en forme de documents, etc.; - Accueil et information des tiers au sujet des opérations ;
- Organiser et mettre en oeuvre le classement et l'archivage papier, réseau, GED, des documents relatifs aux opérations.

2) La gestion financière et budgétaire :
- Suivi budgétaire et contractualisation ;
- Suivi des marchés publics ou contrats de prestation (passation, suivi administratif des marchés, mise à jour des avenants) ;
- Suivi des factures fournisseurs et prestataires, préparation des demandes de paiement, contrôle des justificatifs ;
- Reporting financier ;
- Mise à jour du tableau de bord financier (coûts engagés, restes à engager, dépenses réalisées) ;
- Aide à la préparation des bilans de fin d'opération et bilans intermédiaires ;
- Rédaction de notes de présentation à destination de la direction ou des élus.

3) L'assistance administrative, commerciale et opérationnelle auprès des chargés d'opérations durant toutes les phases de la réalisation des opérations :
- Suivi des échéances relatives à chaque opération et relances nécessaires en interne ou externe ;
- Appui à la passation, au suivi d'exécution (technique, administrative et financière) et à la clôture des marchés, en coordination rapprochée avec le responsable marchés et le comptable ;
- Appui au suivi des subventions (demande, attribution, déblocage des fonds,.) ;
- Saisie et contrôle des décomptes mensuels et situations de travaux et d'honoraires dans le logiciel métier ;
- Accompagnement à la commercialisation : contact et suivi des prospects, publicité, relais entre prospect, constructeur, organisme bancaire, notaire.

4) Une fonction d'interface et d'alerte :
- Suivi et mise à jour des tableaux de bord généraux ;
- Suivi proactif et continu sur l'état d'avancement des opérations ;
- Suivi des échanges et gestion de la correspondance avec les intervenants des opérations ;
- Organisation, suivi et relevé de décisions des revues de projet interne ;
- Fonction d'alerte et de conseil en cas d'événement imprévu ou exceptionnel

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Construction d'autres ouvrages de génie civil n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.