Assistant - Assistante de Direction H/F - Oph de la Haute-Loire

L'assistant(e) de direction accompagne la Direction Générale dans ses missions stratégiques, administratives et relationnelles. Sous l'autorité du Directeur Général Il/elle assure un rôle central dans le fonctionnement de la direction et la coordination des instances de gouvernance.

Il/elle aura pour principales missions :
- Assistance administrative : gestion de l'agenda du directeur général, organisation des réunions, déplacements et événements internes, rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, notes et rapports, suivi des parapheurs et des signatures ;

- Coordination et suivi des dossiers : suivi des dossiers transversaux en lien avec les différents services, préparation et suivi des réunions de direction, des conseils d'administration, bureaux et commissions, archivage et classement des documents administratifs ;

- Communication interne et externe : interface entre la direction et les interlocuteurs internes/externes (collectivités, partenaires, prestataires), gestion des appels téléphoniques et des courriels, participation à la rédaction de supports de communication (notes internes, présentations) :

- Appui à la gouvernance : préparation des dossiers du Conseil d'Administration et des Comités, suivi des délibérations et des décisions prises, gestion des convocations et des procès-verbaux ;

- Participer au service général : appui au service RH, préparation des déplacements, gestion des abonnements, des véhicules, des fournitures administratives, préparation des réceptions. ;

Profil recherché :
- Issu(e) d'une formation supérieure Bac +2/3 minimum (assistance de direction,.), vous disposez d'une expérience significative dans un poste - similaire, idéalement dans un OPH, une collectivité ou un établissement public.
- Une connaissance du logement social, de ses instances et des procédures de gouvernance (convocations, délibérations, PV,.), ainsi que des missions RH représenterait un réel atout pour le poste.
- Vous disposez d'une maîtrise avancée des outils bureautiques (Pack Office), d'excellentes capacités rédactionnelles et oratoires, d'un sens du relationnel dans un environnement institutionnel, de l'organisation, de la rigueur, et savez faire preuve de diplomatie, discrétion, loyauté et disponibilité.
- Le permis B est requis pour les déplacements professionnels

Avantages :
- Convention Collective Nationale des Organismes Publics et Coopératifs de l'Habitat Social
- 35 heures hebdomadaires annualisées avec horaires variables, plus de 20 jours de repos et 6 semaines de CP
- Tickets restaurant
- Intéressement
- Prime de fin d'année
- Mutuelle de groupe et prévoyance décès

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Normes rédactionnelles, Assurer un accueil téléphonique, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Organiser des déplacements professionnels, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Pack Office

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Location de logements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.