Assistant Administratif H/F - Greta Lorraine Centre

Le GRETA Lorraine Centre, organisme de formation situé à Nancy recrute un/une assistant(e) de formation, pour s'occuper de la gestion administrative, logistique et financière des formations proposées en formation continue et apprentissage.
Vous serez responsable de la gestion complète des dossiers relatifs à la signature des contrats de formation ou contrats d'apprentissage, en veillant à leur conformité et à leur bonne gestion administrative.
Travaillant en étroite collaboration avec le service de facturation, vous contribuerez à la finalisation des dossiers en coordonnant les informations nécessaires au processus de paiement et de facturation.
Vous aurez à charge la mise à jour de la base de données et collecte des pièces justificatives requises pour les contrats d'apprentissage et de formation.
Vous aurez pour principales missions :
- La constitution, le suivi et l'archivage des dossiers de formation (stagiaires, intervenants, entreprises, financeurs)
- L'élaboration, la mise à jour et le suivi des documents administratifs (conventions, convocations, attestations, feuilles d'émargement.)
- La mise en oeuvre des procédures administratives
- Le suivi financier des actions (Conventionnement, facturation, relances, reportings financiers)
- Le cas échéant, le suivi des contrats de formation et d'apprentissage en lien avec les OPCO, les entreprises, les financeurs
- La gestion des outils de suivi (bases de données internes, plateformes partenaires, tableaux de bord.)
- La relation avec les différents interlocuteurs : stagiaires, formateurs, conseillers en formation, entreprises, prescripteurs, financeurs
Compétences requises :
- Maitriser la mise en oeuvre de procédures de gestion administrative
- Connaître l'environnement institutionnel et la réglementation de l'apprentissage et de la formation professionnelle
- Maitriser les outils de bureautique (Word, Excel, Outlook) et les plateformes de gestion (Yparéo, Athéna, Kairos, La REMU, Defi ASP etc.)
- Connaître le fonctionnement et l'environnement d'un organisme de formation
- Connaitre et comprendre les enjeux d'une démarche qualité (Qualiopi, Eduform etc.)
Profil recherché :
Vous êtes dynamique, autonome et rigoureux(se) et avez le sens de l'organisation et du service.
Vous justifiez d'une expérience réussie dans la gestion administrative au sein d'un organisme de formation ou d'un environnement équivalent.
Vous savez vous adapter à des interlocuteurs variés et à des contextes évolutifs.

Quotité de travail : 100%
Lieu d'exercice : GRETA Lorraine Centre - NANCY
CDD reconductible
Prise de poste au 01/09/2025
Statut contractuel agent de la fonction publique d'état
Rémunération en fonction de la grille salariale

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.