Chargée des Assemblées et des Actes - Mairie de Buc H/F - Fonction publique Territoriale

Synonyme de bien-être, à 10 minutes de la Gare RER de Versailles Chantiers, au c½ur des Yvelines, entre ville et campagne, Membre de la Communauté d'agglomération Versailles Grand Parc (270 000 habitants), Buc (6 000 habitants), ville dynamique riche de son tissu économique et des nombreux équipements et services publics qu'elle propose, offre un environnement d'une exceptionnelle qualité.

Placé sous l'autorité directe du Directeur du pôle Affaires juridiques, avec qui vous travaillez en étroite collaboration, vous participez à la gestion et la tenue des assemblées et la sécurisation des actes règlementaires.

A ce titre, vous apportez un appui technique et accompagnez l'équipe sur la relecture, la validation et la rédaction des actes, vous assurez la cohérence des procédures au sein de la direction en lien avec le Directeur du pôle des Affaires juridiques.

* Prépare et suit les assemblées délibérantes (Conseil municipal, commissions),
* Contrôle la légalité des actes administratifs et veille à leur transmission au contrôle de légalité.
* Assure le suivi et le traitement du courrier de la Direction des Affaires juridiques,

* Préparation et suivi des assemblées :
o Conçoit des outils de planification et des procédures de contrôle (calendrier, process) ;
o Assure le secrétariat de l'assemblée délibérante (PV, calendriers, convocations, dossiers élus, compte-rendu, mise en signature, etc.);
o Assure la logistique des séances ;
o Assistance pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d'actes, annexes, notes, etc.) ;
o Mise en cohérence et sécurisation des actes dans la forme et le contenu (notes de synthèse, délibérations, décisions, etc.) ;

* Assure le suivi, le contrôle et le classement des actes (délibérations, décisions municipales, arrêtés) :
o Contrôle préalable des actes (contenu, signature, caractère exécutoire et opposable des actes) ;
o Transmission des actes au contrôle de légalité et publication des actes ;
o Centralisation, numérotation, dématérialisation, contrôle, et archivage des actes transmis (suivi du circuit de l'acte, conception des registres des actes)
o Tenue des recueils et des registres ;
o Assurer l'affichage institutionnel ;

* Assurer le suivi et le traitement du courrier :
o S'assurer du bon enregistrement des courriers de la Direction des Affaires juridiques ;
o Centraliser et redistribuer l'information et les courriers ;
o Proposer des modèles de courriers types ;
o En l'absence de la gestionnaire courrier et moyens généraux : procéder au traitement du courrier (ouverture, enregistrement ventilation) et au suivi du budget du secrétariat général.

Contraintes spécifiques liées au poste :
Présence obligatoire en soirée lors des conseils municipaux, les heures supplémentaires sont rémunérées ;

Compétences requises :
- Maîtrise de l'environnement et du fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales.
- Maîtrise de la préparation et de l'organisation d'assemblées, de la gestion des actes réglementaires.
- Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), messagerie électronique, Internet...) et capacité à s'adapter aux évolutions des systèmes d'information.
- Sens de la communication et travail en transversalité.
- Très bonnes capacités rédactionnelles (analyse et de synthèse) et excellente maîtrise de la langue (orthographe, syntaxe, grammaire).
- Gérer son temps dans un calendrier contraint, savoir s'organiser et gérer les priorités.
- Être autonome dans l'organisation du travail avec capacité à rendre compte régulièrement.
- Dotée naturellement d'un très bon esprit d'équipe et vous avez des qualités relationnelles avérées tant avec les élus que les services.
- Qualité d'écoute, discrétion, rigueur, méthode, réactivité, capacités d'anticipation.
Qualifications :
- Formation Bac à Bac +2
- Expérience exigée sur poste similaire