Assistant de Direction au Sein de la Drajes - Orléans 45 H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

L'académie d'Orléans-Tours recrute pour le service de la Délégation régionale académique à la Jeunesse, à l'Engagement et aux Sports (DRAJES), un(e) assistant(e) de direction, à compter du 1er septembre 2025.

Descriptif des missions

Accueil physique et téléphonique pour le compte de la direction

Assurer la circulation de l'information entre la direction, la cheffe du pôle d'appui à la direction (PAD), les autres pôles de la DRAJES et les différents services du rectorat et de la DSDEN du Loiret, des autres DSDEN, de la préfecture du Loiret et du SGAR

Gestion de la messagerie fonctionnelle de la DRAJES côté régional et départemental Loiret, et de la messagerie du DRAJES

Prise en charge de l'organisation matérielle des diverses relations qu'entretient la DRAJES avec les services internes et organismes externes

Planification des rendez-vous et des réunions de travail, organisation des déplacements, séminaires

Préparation, centralisation et organisation des différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables (notamment pour les réunions de gouvernance : CODIR académique, CODIR DSDEN 45, CODIR DRAJES, pré-CAR et CAR), réservation des salles, café, réception des participants

Etablissement et centralisation de comptes-rendus, et mise en ligne sur le réseau

Effectuer les opérations classiques d'assistanat : affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, constitution des fonds de dossiers, filtrage des appels téléphoniques, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie

Appui de la cheffe du PAD en tant que de besoin

Appui du chargé de communication-observation, en tant que de besoin

Appui sur la gestion de la petite logistique

Personne relais des informations concernant la formation des personnels de la DRAJES, en lien avec le rectorat et le niveau national, et gestion administrative de la formation professionnelle statutaire des personnels techniques et pédagogiques (PTP) en lien avec le rectorat

Gestion des délégations de signature, en lien avec la cheffe du PAD, et publication au RAA (Recueil des Actes Administratifs) en tant que de besoin

Classement et archivage des documents de la direction

Activités annexes : remplacement de l'agent d'accueil de la DRAJES en fonction des besoins, par roulement avec d'autres agents.

Connaissances, savoirs :

Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné

Techniques administratives et bureautiques

Compétences en orthographe

Systèmes de classement et d'archivages

Savoir-faire :

Prendre des notes

Utiliser les techniques de lecture rapide

Organiser des réunions

Rédiger des documents et des actes administratifs

Rédiger des analyses et des synthèses
Afficher la suite
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Utiliser les outils de systèmes d'information

Savoir être :

Etre réactif et avoir l'esprit d'initiative

Avoir le sens de l'écoute et du dialogue

Travailler en autonomie

Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation

Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse

Faire preuve de discrétion professionnelle

Faire preuve d'adaptation professionnelle