Gestionnaire des Assemblées - Commune de Saint Paul H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité de la directrice l'agent assure l'organisation et l'animation des travaux des commissions et de l'assemblée de la collectivité. Il (Elle) est en relation avec tous les services et avec les élus. Il (Elle) assure la préparation et la gestion des assemblées délibérantes, envoie les convocations, les ordres du jour, les exposés, rédige les comptes
rendus et les procès-verbaux..., dans le cadre réglementaire en la matière.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

* Gestion administrative
* Traiter les projets de délibérations transmis par les services via WEBDELIB : mise en forme, correction, vérification de
leur légalité
* Préparer et envoyer en version dématérialisée les dossiers des commissions thématiques et du conseil,
* Assister aux commissions et aux conseils,
* Veiller au respect des procédures en séance,
* Transmettre les délibérations au contrôle de légalité,
* Veiller au respect de la réglementation (délais de transmission, règles d'affichage...),
* Rédiger les documents administratifs
* Assurer une veille juridique sur les champs d'intervention de la direction
* Sécuriser les actes et les process
* Rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus
Rendre compte à la hiérarchie
Mobilisation dans le cadre de de l'organisation des scrutins des élections
Conditions spécifiques : Hors horaires habituels de travail (conseil, commissions)
Moyens à disposition : L'espace de travail sera dans un bureau partagé équipé d'ordinateur avec bureautique, logiciels,
imprimante/photocopieurs/scanners, téléphone

* Connaissance de l'administration territoriale et en matière de règles et procédures administratives du service
* Technique de secrétariat (prise de note, accueil téléphonique...)
* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft office, internet, intranet...)
* Maîtrise des procédures liées à la gestion des instances
* Connaissances de l'environnement juridique et administratif des collectivités
* Maîtriser la mise en place de nouveaux outils logiciels de production et de contrôle des actes et de sécurisation des
procédures
* Être capable de rédiger des PV, notes et comptes rendus,
* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
* Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
* Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
* Maîtrise de l'outil informatique
* Bonne expression écrite et esprit de synthèse
* Rigueur dans l'organisation du travail
* Avoir un très bon relationnel avec les services
* Bonne élocution
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Dynamisme
* Polyvalence
* Motivation
* Disponibilité
* Esprit d'équipe